Afin de réaliser les exercices de cette page Web, vous avez besoin de la table Employés. Vous la retrouverez dans la base de données demoacc1.mdb ou demoacc2.mdb sur la page des fichiers de démonstrations. Pour ceux qui utilisent Access 2000, vous retrouverez sur cette même page, les fichiers demoa2k1.mdb ou demoa2k2.mdb.
Introduction
Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est possible de ressortir une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d'avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper l'information sur des champs pertinents.
Access peut vous aider lors de la création d'états.
Standard:
Pour montrer les enregistrements de la base de données
sous forme de rapport.
Graphique:
Pour représenter graphiquement les enregistrements
de la base de données. Un exemple d'un formulaire
graphique est démontré sur ce site.
Étiquettes:
Pour préparer des étiquettes pour
du publipostage ou une conférence. Un exemple d'un état
étiquette est démontré sur ce site. C'est d'ailleurs
la page suivante de cette section du site.
Création d'un état simple avec l'assistant
L'exemple qui suit est pour vous démontrer comment créer
un état en utilisant un assistant en regardant chacune des étapes
de la création de l'état. On regarde aussi les possibilités,
à chacune de ces étapes.
Cliquez
sur l'onglet des états.
Appuyez
sur le bouton Nouveau.
Access vous offre plusieurs manières de créer un nouvel
état. Vous pouvez utiliser le Mode création pour commencer
à partir de zéro un état. Vous pouvez aussi utiliser
les assistants pour créer des états en répondant à
quelques questions appropriées. Les états instantanés,
qui affichent tous les champs d'une table ou d'une requête sous la forme
de colonnes (un champ en dessous de l'autre) ou de tableau (un champ à
côté de l'autre), ne posent pas de questions. Ils génèrent
un état qui affiche tous les champs de la table dans l'ordre qui
apparaît dans la structure de la table ou de la requête.
L'assistant graphique permet de générer un graphique à partir des champs de type numérique ou monétaire. Et pour terminer, l'assistant étiquette vous aide à générer un état composé d'étiquette pour différentes situations: d'étiquettes de lettres à des étiquettes pour des présentations.
De
la liste, sélectionnez l'option Assistant État. Parmi
la liste des tables et des requêtes disponibles, sélectionnez la table
"employés". Appuyez
sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez
besoin dans votre état. Faites attention à l'ordre des champs
que vous sélectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparaître
dans votre nouvel état. Il est aussi possible de sélectionner
des champs de plusieurs tables ou de requêtes. Il suffit de choisir
la table ou la requête parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les
champs de votre choix à la liste des champs sélectionnés.
De
la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom,
Prénom, salaire, commission, bureau, poste en cliquant sur le champ
et en appuyant sur le bouton .
Appuyez
sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements
sur un champ en particulier. Vous pouvez aussi faire des "sous regroupements",
ou plutôt des regroupements à l'intérieur de regroupements.
De
la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ Bureau.
Appuyez
sur le bouton .
L'aperçu de la présentation à la droite de la fenêtre
va changer. Il va maintenant afficher les champs regroupés par rapport
au champ Bureau. Donc, à chaque fois que la valeur du champ Bureau va
changer, un nouveau regroupement sera généré.
Appuyez
sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements.
Voulez vous regrouper de manière normal ou seulement sur les premières
lettres contenues dans le champ.
Laissez
l'option à "Normal" Appuyez
sur le bouton OK.
L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon
un ou plusieurs champs. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu'à
sur quatre champs. Le champ dans la première case a priorité
sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez
afficher les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en
appuyant sur le bouton du coté droit du nom du champ.
Sélectionnez
de la liste le champ "nom" pour le premier tri.
Les employés seront triés selon le nom de famille.
Sélectionnez
de la liste le champ "prénom" pour le second tri.
En plus d'être triés sur le nom de famille, les enregistrements
seront aussi triés sur le prénom. Donc, pour un même
nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom
de ces personnes.
L'une des options les plus avantageuses des états est la possibilité
de générer automatiquement une synthèse des résultats.
Appuyez
sur le bouton Options de synthèse.
Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les
opérations mathématiques les plus fréquentes. Si nécessaire,
vous pourrez modifier l'état pour ajouter d'autres opérations
telles que le nombre d'enregistrements, l'écart type et ainsi de suite. Cette opération sera démontrée plus loin sur
cette page.
Sélectionnez
les mêmes options que ceux marqués à l'image précédente.
Appuyez
sur le bouton OK. Appuyez
sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande ensuite quel type de présentation que
vous voulez pour votre état? Vous pouvez aussi décider de
l'orientation du papier ainsi que de forcer tous les champs sur une même
feuille.
Sélectionnez
les mêmes options que sur l'image ci-dessus. Appuyez
sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous pose une dernière question sur la présentation
de l'état. Cette fois, il s'agit de la présentation des polices
de caractères de l'état. L'assistant vous offre plusieurs
manières de présenter les enregistrements sous forme de texte.
Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du
résultat final.
Pour
les besoins de cet exercice, sélectionnez le type "Administratif".
Appuyez
sur le bouton Suivant >.
Il ne reste qu'à ajouter le titre principal de l'état
et décider si vous voulez par après avoir un aperçu
de celui-ci ou de le modifier immédiatement.
Écrivez
dans la case du titre de l'état "Liste des employés".
Appuyez
sur le bouton Terminer.
Voici la première partie du résultat final.
Il est maintenant temps de regarder en détail la composition
de l'état.
Modifier un état
Il est possible en tout de modifier un état pour mieux répondre
à vos besoins. Avec le temps, l'état peut avoir besoin de
changer pour mieux répondre à vos nouvelles attentes.
À
partir de l'aperçu de l'état, appuyer sur le bouton mode création
().
À
partir de la fenêtre Base de données, sélectionnez l'état
à modifier et appuyez sur le bouton Modifier.
Les objets d'un état
Il y a plusieurs objets, ou contrôles en jargon d'Access, qui composent
un état. Parmi quelques-uns de ceux-ci, il y a les "intitulés",
qui sont du texte libre, des "zones de texte, qui sont en réalité
des champs provenant des tables ou des requêtes, des lignes, des
boîtes, des champs calculés et plusieurs autres.
Les sections
En plus, ces "contrôles" se retrouvent dans des différentes
zones.
Les en-têtes
En-tête de l'état :
Cette partie se retrouve au tout
début de l'état. On y retrouve généralement
le titre du rapport.
En-tête de la page :
Cette partie se retrouve au début
de chacune des pages de l'état. On y retrouve généralement
le nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'état.
En-tête du groupe :
Cette partie se retrouve au début
de chacun des regroupements de l'état. On y retrouve généralement
la description du regroupement.
Les pieds
Chaque en-tête à son équivalent à la fin du
rapport.
Pied de l'état:
Cette partie contient généralement
les cumulatifs ou la synthèse de l'état.
Pied de page:
Cette partie contient les cumulatifs de la page
ainsi que le numéro de page.
Pied de groupe:
Cette partie contient généralement
les cumulatifs ou la synthèse d'un groupe.
Section détails
Entre les différents en-têtes et pieds de zones, il y a la
section détail. C'est dans cette zone que seront affichées
les informations de chacun des enregistrements.
Ajouter un champ calculé
Comme pour les requêtes et les formulaires, il est possible d'ajouter des champs calculés qui répondent
mieux à vos besoins. Par exemple,
il n'y a pas d'écart type ou d'autres formules ou fonctions pour ressortir certains ratios parmi
vos données.
La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé
qui calcule le total des revenus d'un groupe. Par revenu, on implique ici
le total des salaires et des commissions des employés.
Si
vous ne l'êtes pas déjà, mettez-vous en mode création en
appuyant sur le bouton .
Si
la barre d'outils n'est pas affichée, appuyez sur le bouton .
Agrandissez
la zone pied de groupe Bureau. De
la barre d'outils, appuyez sur le bouton zone de texte.
Cliquez
à l'endroit de votre choix dans la zone pied de groupe "Bureau".
Un champ indépendant et un intitulé vont apparaître.
Cliquez
dans la case de l'intitulé et changez le texte à "Revenus".
Cliquez
dans la zone de texte (champ indépendant). Écrivez
la formule suivante: =somme(salaire+commission).
Puisqu'il y a déjà le total des salaires et le total des
commissions dans cette zone, vous auriez pu écrire à la place
de la formule = SommeDeSalaire + SommeDeCommission.
Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs lors de l'écriture
de la formule. Sinon, au moment d'afficher l'état, Access va vous
demander de l'information sur un champ qui n'existe pas. Par exemple, j'ai
changé l'une des formules pour qu'il calcule le revenu en utilisant
le champ commisssion avec trois "s". Ce champ n'existe pas. Mais
Access va vous demander la valeur de ce champ avant d'afficher l'état.
Un aperçu de l'état ()
va vous montrer le résultat. À la fin de chaque groupe, il y a maintenant
le total des revenus.
Vous pouvez créer des champs calculés plus élaborés
en utilisant des fonctions d'Access. Si vous
connaissez le fonctionnement de la fonction, vous pouvez l'écrire directement. Sinon, vous pouvez utiliser le générateur d'expression pour aller chercher la liste des fonctions.
Retournez
en mode création en appuyant sur le bouton . Placez
le pointeur sur le champ calculé que vous venez de créer. Appuyez
sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez
l'option Propriétés. OU De
la barre d'outils standard, appuyez sur le bouton .
Cliquez
dans la case à côté de l'option Source de contrôle. Cliquez
sur le bouton qui vient d'apparaître à la fin de la case.
Vous êtes maintenant dans le générateur d'expressions.
De
la première colonne, double-cliquez sur la chemise ayant un plus où
il est écrit Fonctions.
La deuxième colonne inclus la liste des catégories des fonctions. La troisième colonne inclus la liste de toutes les fonctions disponibles pour Access. Vous pourrez ensuite choisir parmi la liste la fonction, ou la combinaison de fonctions, qui répond à vos besoins. N'ayez par peur d'expérimenter. Au pire, le calcul ne fonctionnera pas. Il suffira de réessayer jusqu'à ce qu'il fonctionne !
Le prochain exercice consiste à copier la formule
précédente, =somme(salaire+commission), dans le pied de l'état.
Cliquez
sur la nouvelle formule dans la zone pied de groupe Bureau. Du
menu Édition, sélectionnez l'option Copier. Cliquez
dans la zone pied de l'état. Du
menu Édition, sélectionnez l'option Coller. Déplacez
le champ à côté des champs existants. Faites
un aperçu de l'état en appuyant sur le bouton .
À la fin de l'état, il y a un nouveau champ qui affiche
le cumulatif des revenus des employés. Bien qu'il s'agisse de la
même formule, elle n'a pas la même étendue que la formule
dans la zone de groupe Bureau. La première affiche le résultat
de tous les enregistrements tandis que le second fait seulement le cumulatif
un groupe à la fois.
Ajouter un champ calculé
Il est toujours possible d'ajouter un champ qui est contenu dans la
table ou la requête qui a créé l'état. Mais
il est aussi possible d'ajouter des champs calculés tel que démontré
lors de la création d'une requête ou d'un formulaire. Comme
pour le formulaire, il faut mettre le signe "=" devant la formule. Donc,
pour faire la somme des revenus, il faut utiliser la formule =somme([salaire]+[commission]).
Il est toujours possible d'améliorer la présentation de
l'état mais ceci vous donne une idée de la manière
que les enregistrements seront affichés dans l'état.
Il est aussi possible de copier la formule des revenus et la mettre
dans d'autres zones. Si vous copiez la formule et la mettez dans la section
Détails, la formule va afficher le revenu de chacun des enregistrements.
Si vous copiez la même formule pour la mettre dans le pied du groupe
Bureau, le résultat serait la somme des revenus par Bureau. La formule
des revenus dans le pied d'état afficherait la somme totale des
revenus de l'entreprise. L'endroit où est située la formule
détermine l'étendu de celle-ci, que se soient pour un enregistrement,
un groupe ou un état.
Création d'un regroupement
Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs ainsi
que les regroupements de l'état. La prochaine partie consiste à
ajouter un regroupement à l'état ainsi que d'expliquer en
même temps la différence entre un tri et un regroupement dans
l'état.
Du
menu Affichage, sélectionnez l'option trier et grouper.
À partir de cet écran, vous pouvez déterminer sur
quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistrements de l'état.
La fenêtre montre que l'état est présentement regroupé
sur le champ Bureau. Aussi, les enregistrements sont triés
sur les champs Nom et Prénom. L'exercice consiste
à ajouter un regroupement sur le champ Poste. Donc, en plus
d'être regroupés par lieu de travail, les enregistrements
seront divisés par l'occupation de l'employé. Voici les étapes
nécessaires pour ajouter le regroupement Poste.
Placez
le curseur sur la quatrième liste des champs, juste en dessous de la ligne
du champ Prénom. Appuyez
sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas au bout de la première
case de la ligne.
De
la liste des champs, sélectionnez le champ Poste.
Parmi
la liste des propriétés du champ, sélectionnez l'option Oui
pour afficher l'en-tête du groupe et du pied de groupe.
Dès que vous sélectionnez l'un ou l'autre de ces deux options, le
champ est utilisé pour regrouper les enregistrements au lieu de seulement
les trier. Le symbole
apparaît devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un regroupement
sur ce champ. Aussi deux nouvelles sections vont apparaître dans l'état,
soit l'en-tête du nouveau regroupement Poste ainsi que son pied de page.
Si vous faites un aperçu de l'état (),
vous verrez que le résultat n'est pas vraiment intéressant. Le champ
poste fait un regroupement sur chacun des enregistrements au lieu de les regrouper.
La raison est que le champ poste est en quatrième position parmi les tris
et les regroupements. La prochaine étape consiste à changer l'ordre
des tris et des regroupements en plaçant le champ Poste en deuxième
position.
Cliquez
sur la boîte grise à la gauche du champ Poste. En
gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ en
deuxième position dans la liste des champs.
L'aperçu de l'état affiche maintenant les informations
par lieu de travail et par occupation des employés.
Retirer le regroupement
Vous avez vu comment ajouter un regroupement et changer l'ordre des tris. Le
prochain exercice consiste à retirer un regroupement.
Cliquez
sur la boîte grise à la gauche du champ Poste. Appuyez
sur la touche Supprime.
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Cliquez
sur l'onglet des états
.
.
).
.
.
)
va vous montrer le résultat. À la fin de chaque groupe, il y a maintenant
le total des revenus. 
.
apparaît devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un regroupement
sur ce champ. Aussi deux nouvelles sections vont apparaître dans l'état,
soit l'en-tête du nouveau regroupement Poste ainsi que son pied de page.
