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Excel

Excel : Mise en page et impression

Note:
Suivez ce lien pour des explication sur la mise en page pour Excel 2007.

Introduction
La mise en page
La zone d'impression
Saut de page
Aperçu des sauts de pages
Aperçu avant impression
Impression

Introduction

Excel vous permet d'imprimer votre document ainsi que d'y apporter des ajouts à la présentation. Vous pouvez ajouter un en-tête ou un pied de page, changer les marges, ajouter ou pas les lignes du classeur ainsi que plusieurs autres. Cette page montre le fonctionnement de la mise en page ainsi que des options de l'impression. Vous serez ensuite capable d'améliorer la présentation de votre classeur sur papier.

La mise en page

Les options de la mise en page existent pour améliorer la présentation de votre classeur sur papier. Vous pouvez changer autant les marges des feuilles, que les affichages de titres et plusieurs autres options qui seront décrient plus bas.

 

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201 fonctions pour les pressés












*Du menu Fichier, sélectionnez l'option mise en page.

Mise en page: onglet page

Sous l'onglet page, il y a les options pour la présentation du classeur sur papier. Dans le premier bloc, Excel vous demande l'orientation des pages à imprimer. Le second bloc vous demande à quelle échelle imprimer votre classeur. Ceci devient important lorsque l'une des colonnes de votre document imprime sur la page suivante au lieu de la page que vous auriez souhaitée. Vous pouvez changer l'échelle manuellement pour réduire ou augmenter l'échelle du texte. Vous pouvez aussi demander à Excel de trouver automatiquement qu'elle est la bonne échelle pour entrer votre document sur X pages de largeurs et Y pages de hauteur. En tout temps, vous pouvez regarder l'aperçu avant l'impression. Vous pouvez aussi changer le type de papier (format lettre, légal, tabloïd etc) ainsi que la qualité de l'impression. Pour les impressions dans les laboratoires d'informatique, assurez-vous que la taille du papier est toujours de type "Lettre US". La dernière option vous permet de choisir le numéro de page auquel débutera l'impression. Par exemple, la première page de votre impression pourrait être numérotée la page 5 et ainsi de suite.

Mise en page: onglet marges

Sous l'onglet Marges, vous pouvez déterminer les marges pour le classeur ainsi que ceux pour l'en-tête et le pied de page. Vous pouvez aussi choisir de centrer horizontalement et verticalement votre feuille de calcul sur la page. Vous pouvez aussi déterminer l'emplacement pour l'en-tête et le pied de page du document. L'aperçu au milieu de la fenêtre vous donne une idée de l'effet de ces choix sur le papier.

Mise en page: onglet En-t&#excelimprimer234;te/Pied de page

Sous l'onglet En-tête/Pied de page, vous déterminez ce qui sera affiché dans l'en-tête et le pied de page de chacune des pages de l'impression. Si vous ne voulez pas d'en-tête ou de pied de page, sélectionnez l'option "(aucun)" qui est le premier sur la liste des items prédéterminés.

Personnaliser l'en-tête et le pied de page.

Le prochain exercice consiste à écrire le nom du document, votre nom ainsi que la date et l'heure de l'impression.

*Appuyez sur le bouton En-tête personnalisé.

Les options pour personnaliser l'en-tête lors des impressions apparaissent ci-dessus. Il y a les mêmes options pour le pied de page. La partie du haut de la fenêtre a une série de boutons avec les options les plus utilisées. La partie du bas est séparée en trois cases. La case de gauche est celle qui va contenir le texte qui sera collée à la marge de gauche de la page. La case du milieu est celle qui va contenir le texte qui sera au milieu de l'en-tête et ainsi de suite.

*Cliquez dans la case de gauche.
*Appuyez sur le bouton pour insérer le nom du fichier.
*Cliquez dans la case du milieu.
*Écrivez votre prénom et nom de famille.
*Cliquez dans la case de la droite.
*Écrivez: Date: et appuyez sur les boutons Calendrireethorloge
*Appuyez sur la touche Entrée.
*Écrivez Page et appuyez sur le bouton feuille avec le #excelimprimer.
*Écrivez de et appuyez sur le bouton feuille avec des +
*Appuyez sur le bouton OK.
*Appuyez sur le bouton Aperçu
*Appuyez sur le bouton zoom pour mieux voir l'en-tête.

Le résultat devrait ressembler à ceci.

Ce dernier exercice démontrait que vous pouvez utiliser les boutons d'options, écrire du texte ou de combiner les deux pour donner un meilleur résultat. Il est aussi possible d'avoir plusieurs lignes dans l'en-tête.

*Appuyez sur le bouton Fermer pour revenir aux options de mise en page.
*Cliquez sur l'onglet Feuille.

Mise en page: onglet page

Sous l'onglet feuille, vous pouvez déterminer quel sera le bloc qui sera imprimé dans la case de zone d'impression. Vous pouvez déterminer quelle étendue de votre feuille de calcul sera imprimée. Au lieu d'imprimer tout le contenu d'une feuille de calcul, vous pouvez choisir d'en imprimer seulement une partie.

Les cases des titres sont très pratiques. Souvent, on utilise les premières lignes et les premières colonnes d'une feuille de calcul pour écrire les titres importants tels que : revenus, charges, bénéfice brut, bénéfice net, une liste des mois, une liste des items ou des comptes importants etc. Mais ces titres ne seront pas réimprimés sur la seconde page et les suivantes à moins de forcer Excel à le faire. On doit indiquer quelles lignes et quelles colonnes que vous voulez imprimer sur chaque page de votre impression. Attention de ne pas mettre ces lignes et colonnes dans la zone d'impression. Sinon, ceux-ci vont s'imprimer deux fois sur la première page de votre impression.

Vous avez aussi accès à d'autres options pour activer le quadrillage sur toutes les pages de l'impression, d'imprimer en noir ou blanc ou en qualité "brouillon" si vous le désirez. Il est aussi possible d'imprimer les en-têtes des colonnes et des lignes (A, B, C, 1, 2, 3 ...) et vos commentaires.

La zone d'impression

En plus de vous permettre d'imprimer votre chiffrier, Excel vous permet d'imprimer une partie de vos feuilles de calcul. Il faut cependant déterminer à l'avance la zone d'impression dont vous avez besoin. Il y a plusieurs manières d'accomplir cette tâche.

*Du menu Ficher, sélectionnez les options Zone d'impression et Définir.
*Faites un bloc avec la zone que vous avez besoin d'imprimer.
OU
*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Mise en page.
*Sélectionnez l'onglet Feuille.
*Cliquez dans la case Zone d'impression.
*Sélectionnez l'étendue avec la zone que vous avez besoin d'imprimer.

En gardant un doigt sur la touche Ctrl, il vous est possible de sélectionner plusieurs zones d'impression en même temps. Cependant, chaque zone va s'imprimer sur une page différente.

Saut de page

La partie précédente montrait comment changer la présentation du document sur papier et les options d'impression. Mais que faire si vous voulez qu'une partie du document soit toujours au début d'une nouvelle page? Excel vous offre la possibilité de mettre des sauts de pages à n'importe quel endroit dans le classeur. La suite de cette page démontre quelques exercices pour utiliser des sauts de page.

*Placez le pointeur dans la cellule B2.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Saut de page.

Le saut de page va s'insérer au dessus et à la gauche de la cellule active. Le pointillé indique la séparation entre les pages à l'impression.

Pour retirer le saut de page.

*Placez le pointeur sur la cellule à l'intersection des sauts de pages. Pour l'exercice, placez le pointeur sur la cellule B3.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Supprimer le saut de page.

Dans ce cas, le saut de page vertical sera supprimé mais pas le saut de page horizontal. La cellule active touchait seulement ce saut de page.

*Placez le pointeur dans la cellule B2 et supprimez le saut de page horizontal.

Pour insérer un saut de page vertical seulement.

*Cliquez sur la lettre de la colonne que vous voulez insérer le saut de page. Pour l'exercice, sélectionnez la colonne B.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Saut de page.

Le saut de page va s'insérer du côté gauche de la colonne sélectionnée.

*Supprimez le saut de page.

Pour insérer un saut de page horizontal.

*Cliquez sur le chiffre de la ligne que vous voulez insérer le saut de page. Pour l'exercice, sélectionnez la ligne 2.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Saut de page.

Le saut de page va s'insérer au dessus de la ligne sélectionnée.

*Supprimez le saut de page.

Aperçu des sauts de pages

L'option aperçu avant impression vous montre ce que le document va ressembler votre feuille de calcul sur papier. Auparavant, il faut préparer la feuille de calcul en entrant quelques chiffres et un saut de page.

*Entrez le chiffre 1 dans la cellule A1.
*Entrez le chiffre 2 dans la cellule B2.
*Entrez le chiffre 3 dans la cellule C3.
*Entrez le chiffre 4 dans la cellule D4.
*Entrez le chiffre 5 dans la cellule E5.
*Entrez le chiffre 6 dans la cellule F6.
*Placez le pointeur sur la cellule C3.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Saut de page.
*Du menu Affichage, sélectionnez l'option aperçu des sauts de pages.

Excel vous donne un message pour vous informer qu'il est possible de déplacer les sauts de page pour mieux répondre à vos besoins.

*Pour ne plus voir ce message, cliquez dans la case Ne plus afficher ce message.

Excel va ensuite vous afficher la feuille de calcul en vous indiquant sur quelle page le contenu de votre feuille de calcul va apparaître.

*Pour désactiver l'option et revenir à la présentation normale, du menu affichage, sélectionnez l'option Normale.

Aperçu avant impression

L'aperçu avant impression est très pratique. Cette option vous permet de voir ce que la feuille de travail ressemblerait sur papier. Cela vous permet aussi d'ajuster votre présentation sur papier avant de l'imprimer. Il est très important de l'utiliser pour pouvoir économiser du temps et du papier.

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Aperçu avant impression.
OU
*Appuyez sur le bouton .

L'aperçu vous permet aussi de voir et d'adapter la présentation sur papier en utilisant les boutons situés au haut de l'écran.

Bouton Description
Précédente Passe à la page suivante de l'impression.
Suivante Passe à la page précédente
Zoom Augmente le zoom pour être capable de voir une partie de la page ou la page entière.
Imprimer Imprime la feuille de calcul avec les options choisies.
Page Passe à la mise en page.
Marges Permet de changer les marges des documents ainsi que la largeur des colonnes.
Aperçu saut de pages Permet de voir la feuille de calcul avec les sauts de pages
Fermer Ferme l'aperçu avant impression
Aide Ouvre la fenêtre d'aide

*Appuyez sur le bouton Marges.

Les marges de la page, des en-têtes ainsi que la largeur des colonnes vont apparaître. Vous pouvez changer ceux-ci en utilisant les rectangles situés sur le bord de la page. Il suffit de placer le pointeur sur ceux-ci, de garder un doigt sur le bouton gauche de la souris, et de la déplacer à l'endroit que vous désirez. Vous verrez immédiatement le résultat. Ceci est plus avantageux que d'aller dans la mise en page ou de retourner à la feuille de calcul pour apporter des modifications pour ensuite revenir à l'aperçu avant impression.

*Appuyez sur le bouton Fermer.

Impression

Si vous appuyez sur le bouton , Excel va imprimer tout le contenu de la feuille de calcul affiché à l'écran ou selon les options que vous avez choisies dans l'option "mise en page" qui vient d'être couverte ci-dessus. Vous pouvez cependant contrôler quelques options pour l'impression. La prochaine partie explique ces options.

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Imprimer.

Options d'impression

La fenêtre qui s'ouvre vous permet plusieurs options. Dans le premier bloc de la fenêtre, vous pouvez choisir sur quel type d'imprimante votre document sera imprimé. Si vous travaillez dans un bureau, il est possible que vous ayez accès à plus qu'une imprimante. Par exemple, vous pourriez avoir accès à une imprimante laser ou une imprimante à jet d'encre couleur. Vous avez peut-être même le droit d'imprimer sur l'imprimante de l'autre département qui est peu utilisée!

Excel vous offre les options d'imprimer tout votre document ou seulement quelques pages spécifiés de votre classeur. Dans le bloc sur l'impression, Excel vous offre d'imprimer seulement le bloc que vous avez premièrement sélectionné ou d'imprimer seulement la feuille de calcul où se trouve le pointeur ou d'imprimer toutes les feuilles de votre classeur qui contient un chiffre, du texte ou une formule.

Au bas à gauche de la fenêtre, il vous est possible de choisir le nombre de copies qu'Excel va imprimer.

*Une fois que vous avez choisi toutes les options voulues, appuyez sur le bouton OK.

Votre impression va ensuite sortir avec les options que vous avez choisies.



 

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