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Insérer un organigramme

Introduction

Créer un organigramme avec SmartArt (Office 2007/2010) SmartArt Office 2007/2010

Création de l'organigramme
Supprimer des boîtes
Ajouter des subordonnés
Écrire du texte
Sélectionnez des boîtes
Changer le style de l'organigramme
Sélectionner toutes les boîtes
Changer le contour des boîtes
Changer la couleur des boîtes
Déplacer une boîte
Quitter et revenir à ...

Introduction

Cette page a été conçue pour vous aider à insérer un organigramme dans vos documents. Mais aussi et pour vous aider à monter un organigramme qui répond à vos besoins. Cette page est un exercice de création d'un organigramme. Toutes les étapes de création s'y trouvent. Avant de commencer, voici le résultat final de la création.

 

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organigramme final

Création de l'organigramme

Il est possible d'insérer un organigramme dans presque tous les logiciels fonctionnant sous Windows. Voici la procédure.

*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Objet.

*De la liste des objets possibles, sélectionnez "Microsoft Organigramme Hiérarchique 2.0".
*Appuyez sur le bouton OK.

Voici le début de l'organigramme.

Supprimer une boîte

Si vous comparer l'organigramme final avec celui ci-dessus, il y a une boîte en trop au deuxième niveau. Voici la procédure pour supprimer une boîte.

*Cliquez sur l'une des boîtes du second niveau.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option supprimer.
OU
*Appuyez sur la touche Supprime.

Ajouter des subordonnés

Par rapport à l'organigramme final, il faut ajouter trois boîtes en dessous de celle de gauche et deux "subordonnées" en dessous de celle de droite. Il faut aussi ajouter deux boîtes en dessous de la boîte du milieu du troisième niveau. Voici comment les ajouter.

*Appuyez trois fois sur le bouton subordinné.
*Cliquez sur la boîte de gauche du second niveau.

Et voilà. Trois subordonnées viennent d'apparaître en dessous de la première boîte. En cliquant sur l'une des boîtes, vous informiez le générateur d'organigrammes que cette boîte est le "superviseur" de ces subordonnés. Vous pouvez aussi bien ajouter un collègue, un directeur ou un assistant en utilisant la même technique. Il faut maintenant ajouter les autres subordonnés.

*Appuyez deux fois sur le bouton subordinné.
*Cliquez sur la boîte de droite du second niveau.

*Appuyez deux fois sur le bouton subordinné.
*Cliquez sur la boîte de milieu du troisième niveau.

Il est aussi possible d'ajouter un assistant, un collège du même niveau et même un directeur en appuyant sur le bon bouton et en sélectionnant la bonne boîte de l'organigramme.

Ajouter du texte

Chaque boîte vous permet d'écrire jusqu'à 4 lignes de texte. Il faut maintenant écrire le texte pour chacune des boîtes de l'organigramme.

*Cliquez sur la boîte dans laquelle vous voulez ajouter du texte.
*Écrivez le texte de votre choix.

Pour sortir du mode d'écriture, vous pouvez cliquer à l'extérieur de celle-ci ou appuyer sur la touche Échappe (Esc).

Attention aux "é"

Il y a une "bogue" dans l'organigramme hiérarchique 1.0. Il ajoute un espace après le "é". Donc le mot société va sortir "socié té" à l'impression. Évitez de mettre des "é" à l'intérieur des boîtes. Je ne sais pas si cette erreur a été corrigée dans la seconde version du générateur d'organigrammes.

Sélectionner des boîtes

Il est possible de changer le style de présentation de l'organigramme. La prochaine étape consiste à changer le style de la partie gauche du troisième niveau de l'organigramme (Gestion, Marketing, Comptabilité). Avant tout, il faut sélectionner les trois boîtes.

*Cliquez sur l'une des trois boîtes.
*En gardant un doigt sur la touche MAJ (shift), cliquez sur les deux autres boîtes.

Les trois boîtes devraient être noircies. Sinon, recommencez l'opération.

Changer le style de l'organigramme

*Du menu, sélectionnez l'option Styles.

Les options ci-dessous vont apparaître.

*Pour cet exemple, cliquez sur la seconde option.

Sélectionner toutes les boîtes

Le prochain exercice consiste à changer le contour de toutes les boîtes de l'organigramme. Il est possible avec la technique démontrée ci-dessus de sélectionner toutes les boîtes. Mais il y aune manière plus rapide.

*Du menu Edition, sélectionnez l'option Sélectionner.
*De la liste, sélectionnez l'option Toutes.

Vous pouvez aussi utiliser la combinaison des touches Ctrl et A pour avoir le même effet.

Changer le contour des boîtes

Maintenant que toutes les boîtes sont sélectionnées (voir ci-dessus),

*Du menu Boîtes, sélectionnez l'option Style de bordure.

La fenêtre suivante va apparaître.

*Sélectionnez la bordure de votre choix.
*Cliquez sur le fond de l'organigramme pour continuer.

Changer la couleur des boîtes

Il est aussi possible de changer la couleur du texte et du fond des boîtes. Chaque niveau ou département peut être d'une couleur différente si vous le voulez. Pour cet exemple, toutes les boîtes auront un fond transparent. Au retour au document la couleur du fond des boîtes sera celle du fond de la diapositive.

*Du menu Edition, sélectionnez l'option Sélectionner.
*De la liste, sélectionnez l'option Toutes.
*Du menu Boîte, sélectionnez l'option couleur de fond.

*Sélectionnez l'option Transparent: la dernière option de la liste.

Ceci est pour que le fond des boîtes soit de la même couleur que votre diapositive PowerPoint ou de votre texte. Vous pouvez toujours utiliser la couleur de votre choix.

Déplacer une boîte

Même si votre organigramme est terminé, il est toujours possible de déplacer des boîtes. Dans cet exemple, il faut déplacer la boîte "Comptabilité" et la mettre, au second niveau entre l'administration et la production.

*Cliquez sur la boîte "Comptabilité".
*Placez le pointeur sur le contour de la boîte.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche la souris, déplacez la boîte sur le bas de la boîte "Direction" jusqu'à ce que vous voyiez une petite boîte de subordonné.
*Relâchez le bouton de la souris.

La boîte comptabilité est maintenant au même niveau qu'administration et production. Elle est cependant à la droite de la boîte "production".

*Cliquez sur la boîte "Comptabilité".
*Placez le pointeur sur le contour de la boîte.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche la souris, déplacez la boîte sur le côté gauche de la boîte "Production" jusqu'à ce que vous voyiez une flèche blanche pointant vers la gauche.
*Relâchez le bouton de la souris.

Quitter et revenir à ...

Pour revenir à votre document,

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Quitter et revenir à ...

La fenêtre suivante va apparaître. Elle vous demande si vous voulez conserver les ajouts ou les modifications que vous avez apportés.

*Cliquez sur le bouton Oui.

Attention!

N'utilisez pas l'option de sauvegarde. Il est préférable de conserver l'organigramme dans le document.

 





 

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