Il existe plusieurs logiciels de courrier électronique. La plupart ont ces fonctions en commun: Lire les nouveaux
messages. Plusieurs offrent ces fonctionnalités supplémentaires. Vérifier
l'arrivé de nouveaux messages après une période de temps que
vous déterminez. Netscape Communicator est capable d'accomplir ces tâches. Elles seront expliquées sur cette page. Il est possible d'utiliser plusieurs logiciels pour accéder à votre boîte de courrier électronique. Quelques-uns de ces logiciels s'appellent Eudora, Pegasus Mail, Outlook et plusieurs autres. Netscape Communicator vous offre l'accès à plusieurs services de l'Internet dont le visionnement de pages Web ainsi qu'au courrier électronique. Voici une liste des services disponibles. À partir du menu principal, sélectionnez l'option Communicator.
Attention. Ces services sont seulement disponibles à partir de Netscape Communicator et non de Netscape Navigator. Ce dernier est seulement capable de lire et d'afficher le contenu de pages Web et non le courrier électronique. Mais, avant de pouvoir recevoir et envoyer des messages, il faut fournir quelques informations à Netscape Communicator. Configuration de NetscapeAvant d'accéder à votre boîte de courrier électronique, vous devez configurer Netscape Communicator. Il y a un minimum de quatre cases à remplir dans la partie des préférences du logiciel. Du menu Edit, sélectionnez l'option Preferences.
Si
vous ne voyez pas les options en dessous de la catégorie Mail &
Groups, appuyez sur le bouton + juste à la gauche de la catégorie. La partie de droite de l'écran va changer pour vous montrer les options possibles de cette catégorie. La case d'adresse de courrier électronique (Email Adress) est obligatoire. Il est impossible d'envoyer des messages "anonymes" à d'autres personnes. Il est aussi préférable d'écrire son nom (Your Name) dans la première case de la fenêtre. Les autres cases sont optionnelles. Parmi les options à la gauche de la fenêtre, cliquez sur l'option Mail Server. Encore une fois, la partie droite de la fenêtre a changé pour vous montrer les options possibles.
Il faut remplir les trois cases: votre numéro de compte ainsi que l'adresse du serveur de votre fournisseur d'adresse de courrier électronique. Si vous ne connaissez pas ces informations, consultez l'administrateur de réseau ou l'un des techniciens de votre fournisseur d'accès à l'Internet. C'est seulement après que vous avez rempli les cases appropriées que vous serez capable de recevoir et d'envoyer des messages de courrier électronique. Attention!Vous êtes responsable de votre adresse de courrier électronique en tout temps. Si vous songiez utiliser l'accès à votre courrier électronique à partir de l'université ou de l'extérieur de votre maison, n'oubliez surtout pas de retirer le contenu de ces cases en quittant l'ordinateur. Sinon, une autre personne pourrait utiliser votre adresse pour envoyer des messages malicieux à d'autres. Lire les messagesLa procédure consiste à transférer les messages qui sont contenus dans votre boîte de courrier électronique à l'ordinateur sur lequel vous travaillez. Il faut auparavant entrer les informations de base dans les cases des préférences pour le courrier électronique. Si vous ne l'avez pas fait, lisez la section sur la configuration de Netscape Communicator pour le courrier électronique ci-dessus. Appuyez sur le bouton . Netscape Communicator va ensuite vous demander votre mot de passe. Ceci est pour s'assurer qu'aucune autre personne ne puisse lire vos messages.
Entrez votre mot de passe et appuyez sur le bouton OK. Netscape Communicator va ensuite lire tous les nouveaux messages que vous avez reçus et les transférer sur le disque dur de l'ordinateur sur lequel vous travaillez. Attention!Cette opération vide votre boîte de courrier électronique. La seule copie du message est maintenant sur le disque dur. Si vous êtes à l'extérieur de la maison, assurez-vous d'effacer tous les nouveaux messages avant de quitter l'ordinateur. Sinon, d'autres personnes pourraient lire les messages que vous avez laissés. En plus, ils pourraient contacter les personnes qui vous ont laissé un message puisqu'il y a l'adresse de courrier électronique de ceux-ci au début du message. Maintenant, vous pouvez lire vos nouveaux messages. L'écran se sépare en quatre parties: la barre d'outils, la liste des dossiers, la liste des messages et l'affichage du message. La barre d'outils vous permet d'exécuter les options les plus souvent utilisées. Vous pouvez gérer vos messages à partir de cette barre d'outils. À partir de celle-ci, une personne est capable de chercher son courrier électronique à partir de sa boîte de poste, d'envoyer ses propres messages, d'envoyer des réponses à des messages reçus, de transférer ces messages à d'autres personnes ou de les entreposer dans d'autres dossiers. La liste des dossiers permet d'entreposer les messages dans différentes catégories. À partir de la liste des dossiers, vous êtes capable de savoir tous les messages que vous avez reçus et entreposés ou même avoir une copie des messages que vous avez envoyés. Il y a même un dossier "Trash" pour les messages que vous avez décidé de supprimer mais vous pourriez les reprendre. Il vous est aussi possible de créer vos propres dossiers. Il y a plus de détails dans la section des dossiers. La liste des messages vous indique le destinateur du message, le sujet, la date et l'heure de réception du message ainsi que la priorité du message s'il y a lieu. La dernière partie est le message lui-même. Le contenu du message qui est sélectionné dans la partie précédente va apparaître dans cette section. Envoyer un messageAppuyez sur le bouton . Le pointeur va se placer dans la case d'adresse du destinataire. Vous pouvez écrire l'adresse de courrier électronique de la personne ou fouiller dans le carnet d'adresse. Il est possible, comme vous le verrez plus loin sur cette page, qu'il est possible d'ajouter des personnes ou des listes de personnes dans le carnet d'adresse de Netscape Communicator. Si vous voulez utiliser le carnet d'adresse de Netscape Communicator, appuyez sur le bouton . Le carnet d'adresse de Netscape Communicator va apparaître.
De la liste, sélectionnez une personne ou un groupe à qui vous voulez envoyer le message. Cliquez sur
l'adresse ou le groupe que vous voulez. Quelles sont les différences entre les options To, CC et BCC? Normalement, vous envoyez un message qu'à une seule personne. Donc, à ce moment, vous utilisez l'option To. Si vous envoyez un message à plusieurs personnes, vous utilisez l'option "To:" pour la première personne et envoyez une copie conforme (CC) aux autres personnes. Le problème avec la copie conforme est que le destinataire voit l'adresse de courrier électronique de toutes les personnes qui ont reçu le même message. Cela peut distraire du message surtout si vous avez une longue liste de personnes. L'option "Blind conform copy" (BCC) n'affiche pas cette longue liste au destinataire. Il voit seulement son adresse de courrier électronique. Il pourrait donc croire qu'il est le seul à avoir reçu le message. Sélectionnez
toutes les personnes à qui vous voulez envoyer le message. Netscape Communicator revient à la fenêtre du message.
Dans la case Subject:, écrivez une brève description de votre message. Soyez bref. Vous pourrez donner autant de détails que vous voudrez dans le message. Écrivez
le contenu de votre message dans la partie blanche au bas de la fenêtre. Attacher un documentIl est intéressant par moments, d'envoyer un ou des documents avec votre message. Par exemple, laisser une copie d'un document à une personne qui est éloignée du bureau. Ex.: "copie de la proposition". Auparavant, il faut composer un message pour une personne ou un groupe de personnes. Créer
un message pour une personne. Netscape Communicator vous permet d'attacher un ou des fichiers, l'adresse d'une page Web ou une liste de personnes de votre carnet d'adresses. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option File. Sélectionnez
le bon lecteur et le bon répertoire où se trouve le fichier que vous
voulez attacher. Le fichier va maintenant s'ajouter à la liste des fichiers "attachés" au message. Vous pouvez ajouter autant de fichiers que vous voulez à un message en répétant les opérations précédentes.
Les différentes optionsIl y a plusieurs autres options pour le courrier électronique qui sont disponibles à partir de Netscape Communicator. Elles sont expliquées dans la partie qui suit. Sauvegarder un messageIl vous est possible de sauvegarder un message pour pouvoir le continuer plus tard. Peut-être qu'il vous manque une information ou du temps pour terminer correctement la rédaction du message. Mais l'option est disponible. Lors
de la rédaction du message, appuyez sur le bouton . La partie du message que vous avez écrit est sauvegardée dans le dossier Drafts. Vous pourrez y accéder et le terminer plus tard. Pour avoir plus d'informations sur les dossiers, cliquez ici. Ces informations sont expliquées plus bas sur cette même page. Les options d'un messageVous pouvez activer certaines options lors de la création du message. Les explications qui suivent vous montreront leurs avantages.
Effacer un messagePour gérer son compte de courrier électronique, il faut par moments effacer les messages qui ne sont plus pertinents. Vous
pouvez appuyer sur le bouton . Ceci est seulement la première moitié de l'opération pour effacer les messages devenus inutiles. Les messages que vous a demandés la suppression ont été transférés au dossier "Trash" ou la poubelle. Il est donc encore possible de récupérer un message que vous avez effacé par mégarde. Pour effacer définitivement un message, il faut aussi vider la corbeille de messages. Du menu Fichier, sélectionnez l'option Empty Trash Folder. Sauvegarder un messageIl est toujours possible de conserver un message sur une disquette ou sur le disque dur de votre ordinateur en le sauvegardant. Sélectionnez
le message que vous voulez conserver. Le carnet d'adressesEn plus d'avoir à gérer les messages que vous avez reçus et envoyés, il peut aussi être intéressant de gérer le carnet d'adresses. Le plus grand avantage est d'éviter des erreurs d'orthographes lors de l'écriture des adresses de courrier électronique. En plus, vous pouvez créer des listes de personnes. Ceci est avantageux si vous envoyez souvent un même message à plusieurs personnes en même temps. La partie qui suit consiste à utiliser le carnet d'adresse de Netscape Communicator pour ajouter, modifier et retirer des personnes ou des listes de personnes. Pour entrer dans le carnet d'adresses. Du menu Communicator, sélectionnez l'option Adress Book.
La barre d'outils au haut de l'écran vous offre les options les plus souvent utilisées. Il est aussi possible de chercher l'adresse d'une personne sur l'Internet en utilisant l'un des sites de recherche conçue pour ceci. Attention! Cela ne veut pas dire que toutes les adresses de courrier électronique sont disponibles. La personne doit donner son adresse à l'un de ces sites de recherche pour qu'il soit visible aux personnes qui veulent l'avoir. En fait, c'est l'inverse du "bottin blanc" téléphonique. Les adresses de courrier électronique restent "privé" à moins de l'afficher à l'un des sites de recherche tel que Bigfoot, Canada411 et ainsi de suite. Au bas de l'écran, il y a la liste des personnes dans votre carnet d'adresses. Ajouter un nom au carnet d'adressesAppuyez
sur le bouton .
N.B. Vous pouvez aussi entrer de l'information plus personnelle sous l'onglet Contact.
Une fois que vous aurez entré toutes les informations de votre choix, appuyez sur le bouton OK. Si vous ne connaissez pas l'adresse de courrier électronique d'une personne que vous voulez ajouter à votre carnet d'adresse, vous pouvez toujours essayer de la trouver en utilisant l'un des sites de recherches. Écrivez
le nom de la personne dans la première case. Modifier les informations sur une personneAvec le temps, les informations sur une personne changent. Celle-ci peut déménager, changer de lieu de travail ou numéro de téléphone parmi d'autres. Pour changer les informations du carnet d'adresse: Faites
un double-clic sur le nom de la personne qui est dans votre carnet d'adresses. Changer
les informations de votre choix. Supprimer l'adresse d'une personneSélectionnez
la ligne avec le nom de la personne à retirer du carnet d'adresse. Les listesIl peut arriver par moments d'envoyer un même message à plusieurs personnes en même temps. Vous pouvez utiliser dans le logiciel de courrier électronique les options "To:", "CC:", "BCC" (à, copie conforme et copie conforme "aveugle"). Mais, si vous avez à envoyer fréquemment des messages à un même groupe de personnes, il est préférable de créer une liste de ces personnes au lieu de devoir les resélectionner à chaque fois que vous leur envoyer un message. Appuyez sur le bouton .
Donnez
un nom à la liste. Pour retirer un nom de la listeParmi
la liste des personnes et des listes de personnes dans votre carnet d'adresses,
sélectionnez la liste à modifier. Les dossiersLa gestion de messages ne consiste pas seulement à composer, à lire et à supprimer les messages. Vous voudrez aussi conserver ces messages pour référence ou pour un usage ultérieur. Au lieu de conserver tous les messages dans le dossier "Inbox", vous pouvez aussi créer vos propres dossiers pour y entreposer les messages de votre choix. Vous pouvez créer des dossiers avec n'importe quel nom tel que "Personnel", "Travail", "Projet X" ... Les dossiers de départDès l'installation du logiciel, il existe déjà quelques dossiers.
Création d'un nouveau dossierDu
menu File, sélectionnez l'option New folder. Supprimer un dossierTransférer un message d'un dossier à un autre. Sélectionnez
le message à transférer. Les filtresLe filtre est un outil pour vous aider à gérer les messages que vous recevez. Lorsqu'un filtre est activé, il peut agir sur les messages que vous avez reçus. Par exemple, il peut immédiatement déplacer les messages que vous avez reçus d'un ami dans un dossier personnel. Aussi, il peut augmenter la priorité d'un message provenant de votre patron à la plus haute priorité. Ce n'est que deux exemples des actions que vous pouvez demander à Netscape Messenger d'accomplir automatiquement lors de la réception des messages. Pour créer un filtre Du menu Edit, sélectionnez l'option Mail filters. La liste des filtres apparaît à la gauche de la fenêtre. Dans votre cas, puisqu'il s'agit de la première fois, la liste des filtres devrait être vide. La liste affiche le nom du filtre. Le crochet à la droite de la liste indique que le filtre est actif. Appuyez sur le bouton New. La partie qui suit explique la création d'un filtre ainsi que vous démontrer ses possibilités. Dans ce cas, il s'agit de créer un filtre qui transfert automatiquement les messages provenant du groupe d'intérêt Win95-L dans un dossier personnalité qui s'appelle win95-l. Dans la case Filter name:, entrez le nom que vous voulez donner au filtre. La partie qui suit consiste à donner la condition pour activer le filtre. Cette condition est séparée en trois parties : l'élément du message à vérifier (sujet du message, destinataire, priorité ...), s'il doit contenir ou pas du texte et le contenu de l'élément.
Sachant sur quel élément du message qu'il doit vérifier, il faut maintenant savoir s'il doit contenir ou pas une certaine information. Par exemple, vous voulez savoir si le message provient d'un des employés de la compagnie ou d'un client ou d'un ami. Vous pourriez demander de vérifier si l'élément destinataire (sender) se termine (ends with) par le nom du serveur de la compagnie (ex.: cie.abc.com).
Dans la dernière case de la ligne, vous écrivez le texte qui doit être vérifié. Si le filtre répond au critère que vous lui avez demandé, il va accomplir l'une des actions suivantes:
Vous pouvez aussi ajouter plusieurs conditions en appuyant sur le bouton More. Dans la case "Description:", écrivez une note qui explique l'action du filtre. C'est beaucoup plus facile de lire l'explication et de comprendre pourquoi le filtre a été conçu initialement. Finalement, en tout temps vous pouvez désactiver un filtre. L'option est disponible au bas de la fenêtre. Une fois que vous avez terminé votre filtre, appuyez sur le bouton OK. |
Abonnez-vous à l'infolettre Abonnez-vous à l'infolettre du site pour recevoir le manuel " 150 fonctions Excel expliquées ". Vous recevrez aussi les prochaines infolettres sur les nouveautés du site et des formations détaillées que vous ne trouverez nulle part ailleurs. |