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PowerPoint 2003

PowerPoint 2003: Conseils pour une présentation

Général
La présentation
Aspect technique de la présentation
Les couleurs
Les polices de caractères
Les graphiques
Les problèmes à éviter
Êtes-vous prêt?
Bibliographie

Général

+Voici les étapes à suivre pour une présentation.

- Accumuler la matière nécessaire pour la présentation; beaucoup plus que nécessaire.
- Préparer la présentation dans le logiciel. La présentation doit être bien "construite".
- Préparer à donner la présentation; se préparer, s'équiper en matériel, préparer le local de présentation.
- Donner la présentation.
- Rétroaction (feedback) du public; Pour mieux être prêt pour la prochaine présentation.

+Les principales raisons pour une présentation sont pour informer, pour persuader ou demander un appel à l'action. Elle n'est pas faite pour distraire. Utilisez des objets supplémentaires tels qu'un graphique, un dessin, une animation pour améliorer l'objectif du message.

+La première question à poser après avoir accepté de donner une présentation est de savoir combien de temps qui vous est alloué. Ceci va affecter grandement le genre de présentation que vous allez donner.

+Commencer par la fin. Donner votre conclusion et prenez le reste du temps, pour l'expliquer. N'oubliez pas un rappel à la fin de la présentation.

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201 fonctions pour les pressés









+Le texte des diapositives est composé de mots-clés. C'est à vous de les expliquer et de leur donner un sens.

+Lisez les astuces offertes à l’ouverture du programme PowerPoint. Ils peuvent améliorer votre présentation et vous évitez quelques pièges.

+Ne pas surcharger une diapositive. L’audience doit être en mesure de trouver rapidement le point principal de la diapositive. Soyez clair et précis. L'important est votre présentation et non les effets spéciaux que vous pourriez ajouter à vos diapositives.

+Si nécessaire, remettre un document de rappel de la présentation à la fin de celle-ci. Sinon, tout le monde aura lu votre présentation avant même que vous l'ayez commencé.

+Soyez consistant. Utilisez le même fond de présentation (modèle), le même type de caractère à la même taille à travers toute votre présentation. Ceci facilite la lecture de votre texte

+Il est possible de rechercher et de remplacer un mot.
Ex. : Les avantages pour la compagnie X de votre présentation du matin peuvent rapidement devenir ceux de la compagnie Y pour celle de l’après-midi.
Utilisez l’option remplacer du menu Édition.

+Le genre d'équipement, de local et de préparation pour la présentation varie selon la taille du groupe auquel vous allez présenter. Il y a trois catégories : de 1 à 3 personnes, de 4 à 25 personnes et 25 et plus.

La présentation

+Ne mettez pas plus de 6 points par diapositive pour les listes à puces (bullet chart).

+Avant de présenter, utilisez le correcteur d’orthographe sous le menu Outils. Vous pourriez vous éviter de petites erreurs embarrassantes.

+Le titre principal de la diapositive doit être sur une seule ligne. Limitez-vous à un maximum d’entre 5 à 7 mots pour le titre.

+Le sous-titre est un résumé de la diapositive et peut quelques fois prendre plus d’une ligne.

+Pour terminer la présentation en douceur, ajoutez une diapositive noire à la fin de la présentation. Ainsi, quand le diaporama se termine, vous ne retournerez pas en mode diapositive.

+Au début de la présentation, informez le public si vous préférez être interrompu pour des questions durant la présentation ou que vous préférez recevoir des questions à la fin de celle-ci.

+Au début de la présentation, informez le public si vous préférez qu'il pose des questions durant la présentation ou après dans une période de questions et réponses (Q&A). Pour un grand groupe, il est préférable d'avoir un ton plus formel. La phase Q&A est préférable pour de petits groupes. Mais j'ai suivi une excellente présentation pour un public de 400 personnes ayant à la fin une période Q&A.

+Soyez honnête. Si vous n'avez pas la réponse à une question, dites-le immédiatement. Si la personne veut cette information, vous pourrez la contacter plus tard avec la réponse.

+Donner le temps au public de prendre des notes.

+Variez le ton de la voix sur les points importants de votre présentation ou selon la matière présentée. N'en mettez pas trop!

Aspect technique de la présentation

+Dès que vous savez que vous aurez une présentation à donner, visiter le lieu de la présentation. Informez-vous sur la disponibilité du local et du matériel disponible. Peut-être ont-ils des ressources que vous n’auriez pas imaginées telles que du matériel spécial pour les présentations. Ex. : vidéo, écrans géants, projecteurs pour ordinateurs etc. Y a-t-il un technicien sur place pour aider lors de l'installation de l'équipement? Est-ce que le local est assez confortable pour la présentation ? Est-ce que tout le monde est capable de lire confortablement le texte de votre présentation? Même à l'arrière du local?

+Avant le grand jour de la présentation, prenez le temps de réserver le local avec tout l’équipement nécessaire pour pratiquer votre présentation. C’est le moment de vérifier quelques points. Est-ce que les personnes au fond du local peuvent lire le texte projeté sur l’écran géant? Est-ce que la police de caractère rend la lecture du texte difficile?
Est-ce que ces mêmes personnes seront capables de vous entendre au bout de la salle?

+Faire la mise au point du diaporama sur l’ordinateur qui va servir à la présentation. Cette précaution permet de détecter les éventuels problèmes techniques.

+Assurez-vous que la police de caractère soit assez grande pour être lisible même à l’arrière du local de présentation. Pour les pages commentaires, le texte doit être lisible lorsqu'on tient la page à bout de bras.

+Même avec toutes ces préparations, assurez-vous d’avoir un plan de contingence. Si l’ordinateur ou le projecteur est défectueux, vous pouvez aussi avoir des feuilles transparentes en cas de difficulté majeure. Au mieux, vous pouvez louer un ordinateur pour la période (attention au dépôt), installer votre logiciel de présentation, installer votre présentation et encore être prêt à temps pour le public.

+Faites une copie de sécurité de votre présentation: sur disquette, sur disquette LS-120 ou Zip drive. Certains présentateurs ont même placé une copie de leurs présentations sur le Web ou une copie de leur document sur l'Internet. La présentation est donc disponible à partir de n'importe quel ordinateur relié à l'Internet.

+Apportez une barre d'alimentation (power bar), ayant une protection contre les survoltages et contre l'électricité statique. Ce n'est surtout pas le temps de perdre votre ordinateur. Une rallonge aussi!

+Retirez l'écran de veille (screen saver) avant de donner la présentation. Ce n'est pas le temps qu'il s'active durant la présentation.

Les couleurs

+Essayez d’avoir le meilleur contraste possible entre votre texte et le fond de votre présentation.

+Pour des diapositives de 35mm, il est préférable d’avoir un arrière plan sombre.

+Pour avoir le meilleur effet possible, utilisez 2 ou trois couleurs pour la diapositive.

+Ne pas utiliser les couleurs rouges ou vertes pour mettre de l’accent sur un mot ou sur un objet. Entre 10 % et 15 % de la population éprouvent de difficulté à différencier ces couleurs.

Les polices de caractères

+Utilisez une seule police de caractère: Helvetica, Times ...

+Utilisez la taille de la police et un effet tel que mettre en gras ou en italique pour ajouter de l’emphase. Utilisez une police de caractère sans sérif pour une meilleure lisibilité.
Ex: Avec sérif T sans sérif T

+Ne pas écrire de texte en majuscule. Utilisez les majuscules seulement pour la première lettre d’une phrase.

+Vous pouvez mettre un peu de piquant en changeant la police de caractère pour un effet spécial. Ne réutilisez pas cette police à tout moment; seulement une ou deux fois durant votre présentation.

+La couleur blanche et jaune sont les meilleures pour le texte.

Les graphiques

+Mettez de l’accent sur la partie du graphique qui devrait intéresser les spectateurs en utilisant une couleur plus brillante, un motif qui pique l’intérêt ou en atténuant les autres informations.
+Vous pouvez accomplir une rotation du graphique sur les trois dimensions pour donner le meilleur effet au graphique.
+Ajouter un arrière plan au graphique au lieu d’avoir un fond blanc.
+Ajouter une image au graphique qui aide à mieux interpréter le résultat du graphique. Ex. : Une flèche pointant vers le haut pour démontrer une hausse des profits.

Problèmes à éviter

+Utilisez la règle K.I.S.S. (Keep it simple stupid). Utilisez des termes simples connus du public ciblé.
+Évitez de mettre trop d’objets sur une diapositive. Ajoutez un objet, ou du texte, si celui-ci aide à l’interprétation de la diapositive. L’objectif principal de toute présentation est que le message est clair et bien compris par l’audience.

Maintenant que la présentation est prête, l’êtes-vous ?

+Prenez de la pratique. Une fois faites, demandez à une âme charitable de vous écouter. Ensuite, demandez une critique constructive sur votre présentation. Demandez quels sont les points forts ainsi que les points faibles. Qu’est-ce qui a été mal compris? Qu’est-ce qui a besoin de polissage ou de révision?

+Si vous pouvez l’organiser, enregistrez votre présentation sur vidéo. Vous pourrez réviser vous-même votre présentation:

+Est-ce que vous réutilisez souvent les mêmes mots?
+Est-ce que vos explications sont compréhensibles?
+Est-ce que votre voix est claire?
+Est-ce que votre corps prend une position raide ou anormale?

+Ne pas apprendre par coeur votre présentation. Il devient rapidement évident pour l’auditoire que vous récitez un texte. Les personnes assemblées perdent l’intérêt et s’endorment sur leurs chaises. Basez-vous sur des thèmes et des points à couvrir.

+Rien dans les mains. Rien dans les poches. Et surtout pas les mains dans les poches !

+L’intérêt pour un sujet, c’est contagieux! Surtout si le sujet est bien expliqué dans des termes que l’audience comprend.

+Préparez-vous une feuille avec les points à couvrir. Celle-ci ne devrait pas avoir plus qu’entre 10 et 15 mots pour couvrir votre présentation au complet.

+Vous devez encore vous préparer. Maîtrisez la matière que vous avez à présenter. Même si votre présentation doit être qu’un survol sur un sujet. Vous pourrez approfondir sur demande sur un point en particulier, ou apporter des clarifications sur un point. Ceci implique aussi une cueillette d’information plus importante que pour juste couvrir la base sur le sujet. Vous devez en devenir un expert.

Bibliographie

Stand and deliver in style!, Tom Yager, Windows Magazine, Vol. 5, no. 1, janvier 1994, p. 180

Creating dramatic graphics for your next office présentation., Ralph Blodgett, Windows Magazine, Vol. 3, no. 8, septembre 1992, p. 154

Show and tell, Dona Z. Meilach, Windows Magazine, Vol. 7, no. 3, mars 1996, p. 214

Comment parler en public, Dale Carnagie, Les éditions Québécor, 1994, 203 pages

Anatomy of a great presentation, Patricia Calderon, Windows Magazine, juin 1998, p. 200

50 ways to make your company's tale memorable, les éditeurs, Mobile computing & communications, septembre 1998, p. 74

www.3m.com/meetings

www.presentersuniversity.com

www.presentingsolutions.com

http://www.veen.com/jeff/archives/000483.html Seven steps to better presentations de Jeffrey Veen

http://www.fastcompany.com/online/07/124present.html Now that we have your complete attention ...



 

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