Si vous n'avez pas le temps de créer la table, vous pouvez télécharger la base de données exercices-access2010-1.accdb à partir de la page web des fichiers de démonstrations. Elle contient la table Employés et commencer immédiatement la création des requêtes.
Cliquez ici pour vous rendre à ce chapitre pour ensuite revenir. Après, il y a des explications pour les options possibles d'une requête.
Les étapes pour la création d'une requête Access.
1. Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires
2. Choisir le type de requête
3. Choisir le ou les champs nécessaires
4. Déterminer si les champs ont besoin d'être triés
5. Cacher les champs au besoin
6. Déterminer les critères de sélection
7. Exécuter la requête
8. Options spécialisées : regroupement, générateur d'expression
9. Relier des tables
La prochaine étape consiste à créer une requête. Il s'agit d'afficher le prénom et nom de famille de tous les employés dont le prénom est Roger.
 Cliquez sur l'onglet Créer.
Appuyez sur le bouton Assistant Requête  .
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L'assistant peut vous aider à créer certains types de requêtes. Pour la majorité des requêtes, il est préférable d'aller directement en mode création pour créer une requête qui répond à vos besoins. Voici une rescription des requêtes auxquelles l'assistant peut vous aider.
L'assistant requête simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche le résultat. Il n'y a pas de critères de
sélection. Il affiche les champs demandés pour tous les enregistrements. |
L'assistant requête analyse croisée vous demande quelques questions pour créer un tableau croisé. Vous pouvez facilement savoir le nombre, la somme, la moyenne et d'autres opérations d'un champ par rapport à un autre. Par exemple, vous pouvez savoir le nombre d'employés qui travaille dans l'entreprise par lieu de travail et par occupation. Ou, quels types de produits achètent les différents clients de l'entreprise. Cela peut devenir un outil d'analyse puissant.
L'assistant requête trouver les doublons est aussi très intéressant lorsque vous ayez des difficultés à créer des relations entre les tables. L'une des raisons pour qu'Access refuse de créer une relation entre les tables est qu'il y a un doublon illégal dans l'une des tables. Cette requête vous permettrait de savoir quel enregistrement a un contenu d'un champ en double pour vous permettre de corriger la situation.
L'assistant requête de non-correspondance est aussi utile pour les relations entre les tables. À quoi sert une relation s'il n'y a pas la donnée équivalente dans l'autre table ? Cette requête permet de trouver les enregistrements qui n'ont pas d'équivalent, ou de valeur en commun, dans l'autre table reliée. Ceci permet de s'assurer que tous les enregistrements sont reliés à de l'information d'une autre table.
Pour la suite de cet exercice, appuyez sur le bouton Annuler.
Appuyez sur le bouton Création de requête  .
Étape 1 : Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires
Access vous offre plusieurs manières de créer une requête: en utilisant l'un des assistants qu'Access vous offre ou en la bâtissant du début à la fin en mode création.
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Vous pouvez créer une requête à partir d'une table ou même d'une autre requête. Il est même possible d'avoir une requête qui est composée de champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes. Access va vous demander de la liste des tables et des requêtes de choisir laquelle ou lesquelles vous voulez ajouter à votre nouvelle requête. Sélectionnez, une à la fois, les tables et les requêtes et appuyez sur le bouton ajouter. Une fois que vous aurez sélectionné la table, la
requête ou une combinaison des deux dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton Fermer. |
Sélectionnez la table Employés.
Appuyez sur le bouton Ajouter.
Puisqu'il n'y a pas d'autres tables ou de requêtes à choisir, appuyez sur le bouton Fermer.
Il est possible de créer une requête à partir de plusieurs tables ou de requêtes ou une combinaison des deux. Si, pour une raison ou une autre, vous avez oublié une table ou une requête, vous pouvez en ajouter en mode création en appuyant sur le bouton  . Il faudra ensuite répéter l'opération ci-dessus. Pour les besoins de formation, les prochaines requêtes seront tous composées à partir de la table Employés.
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Vous êtes maintenant dans l'écran pour la création de requête. La partie du haut contient les tables et les requêtes que vous ayez demandées auparavant. La partie du bas est celle qui est la plus importante. C'est là que vous décidez des champs que vous ayez besoin ainsi que des options que vous voulez.
La première ligne sert pour sélectionner les champs dont vous avez besoin pour votre requête. La seconde ligne affiche le nom de la table dont le champ provient. Après tout, le champ Nom peut être utilisé autant pour décrire le nom de famille d'une personne, le nom d'un produit ou item ainsi que pour le nom d'une compagnie. On s?assure d'avoir le champ de la bonne table pour nos besoins. La troisième ligne est pour déterminer l'ordre d'affichage des données. La quatrième ligne est pour déterminer si le champ doit être affiché ou pas.
Pour certaines conditions, il est préférable de ne pas afficher un champ. Les lignes suivantes servent à déterminer les critères pour afficher un enregistrement. |
Étape 2 : Choisir le type de requête
Access vous offre six types de requêtes. Chacune est spécialisée pour un certain genre de recherche ou d'opération.
 Sélection :
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Affiche les enregistrements qui répondent aux critères demandés. C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements qui répondent aux critères sélectionnés. |
 Création de table: |
Création d’une nouvelle table avec les champs demandés selon les critères demandés. |
 Ajout : |
Ajoute des enregistrements d’une autre table selon les critères demandés. |
 Mise à jour: |
Mise à jour des enregistrements selon les critères demandés. |
 Analyse croisée :
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Affiche un tableau de synthèse avec un champ sur la première ligne et un autre champ sur la première colonne. |
 Suppression: |
Élimine des enregistrements selon les critères demandés. Il est possible d'effacer en même temps un groupe d'enregistrements qui répondent aux critères demandés. |
Pour le moment, il s'agit d'une requête de type sélection. C'est celle que vous utilisez pour accomplir des recherches dans une base de données. Pour les exercices numéro 1 jusqu'à 21, c'est la requête de type sélection qui sera utilisé. Les exercices suivants utilisent un autre type de requêtes.
Étape 3 : Choisir le ou les champs nécessaires
Parmi les tables et les requêtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont vous avez besoin pour votre nouvelle requête. Cela veut dire que vous n'êtes pas obligé d'utiliser tous les champs; seulement ceux nécessaires pour la requête. Aussi, le caractère " * " situé au début de chaque table qui se retrouve dans une requête indique que vous pouvez ajouter tous les champs de celle-ci dans la requête dans l'ordre qu'ils sont présentement dans la table. Ceci s'applique aussi aux autres requêtes que vous pouvez ajouter à votre requête.
Il y a trois façons de choisir un champ:
1. Choisir parmi la liste
2. Double-clic sur le champ
3. " Tirer " un champ et l'insérer au bon endroit
1. Choisir parmi la liste
2. Double-clic sur le champ
 |
Placez le pointeur par-dessus le champ dont vous avez besoin.
Faites ensuite un double-clic en utilisant le bouton gauche de la souris.
Le champ sélectionné va s'ajouter à la fin de la liste des champs déjà sélectionnés.
Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez tous les champs nécessaires à la requête. |
3. " Tirer " un champ et l'insérer au bon endroit
Il est aussi possible de déplacer les champs dans la requête.
Placez le pointeur sur la petite boîte grise au-dessus du nom du champ.
Cliquez sur cette boîte.
Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris. Déplacez la souris vers gauche ou la droite jusqu'à ce que le champ sélectionné soit à son nouvel emplacement.
Relâchez le bouton de la souris.
Pour la création de votre première requête, utilisez la technique que vous préférez pour mettre sur la ligne des champs le prénom suivi du champ nom.
Étape 4 : Déterminer si les champs ont besoin d'être triés
Une fois que vous avez choisi les champs nécessaires pour compléter votre nouvelle requête, vous devez déterminer si ces champs ont besoin d'être affichés dans un ordre déterminé. Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabétique, en ordre selon leur chiffre d'affaire avec votre compagnie, selon leur lieu géographique ou une combinaison de ces ordres?
En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous pouvez décider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou décroissant.
La priorité des tris.
Il faut cependant faire attention. Le champ trié le plus à la gauche à la priorité sur les autres qui est à sa droite. Donc, si les champs prénom et nom sont triés, il sera premièrement en ordre de prénom suivi du nom de famille.
Ex.:
Alain |
Lacasse |
Alain |
Lemire |
Josée |
Lacasse ? |
Pour la création de votre première requête, il est inutile de trier les champs affichés.
Étape 5 : Cacher les champs au besoin
Normalement, tous les champs que vous sélectionnez seront affichés. Il arrive par moments cependant que vous ayez besoin d'un champ pour la recherche mais vous ne voulez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prénom et nom des personnes gagnant un revenu supérieur à 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce montant.
 |
Pour cacher un champ de l'affichage, décochez la case de
l'option Afficher du champ à cacher.
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Un crochet dans la case indique que le champ sera affiché lors de la présentation des enregistrements. Pour la création de votre première requête, il est inutile de cacher des champs.
Étape 6 : Déterminer les critères de sélection
Après avoir choisi les champs et placé dans l'ordre de votre choix, trié sur certains champs, décidé d'afficher ou pas certains champs, il faut déterminer quels sont les critères de sélection. Si vous n'écrivez aucun critère, tous les enregistrements vont apparaître.
Les critères servent à filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous avez besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs opérateurs pour différentes situations. Voici une liste des opérateurs ainsi qu'une description.
=, <, >, <=, >= |
À moins qu'un autre opérateur soit choisi, le critère est toujours égal au contenu du critère. |
?, * |
Ces opérateurs remplacent un caractère (?) ou une série de caractères (*). |
Et |
Il est possible de combiner des critères pour limiter le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères. |
Ou |
Il est possible de combiner des critères pour avoir le plus d'enregistrements possible. |
Entre et |
Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critères. Ceux-ci sont inclusifs. |
Pas ou <> |
Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui répondent aux critères. |
Est Null |
Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide. |
Champ calculé |
Il est possible de créer des champs calculés qui donnent le résultat d'une formule qui utilise le contenu des champs de l'enregistrement.
Ex.: Total: [Quantité]*[Prix Unitaire]
Si le nom du champ est composé de plusieurs mots, vous devez le placer entre crochets [] pour qu’Access comprenne qu’il s’agit d’un champ. |
Les opérations |
Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres opérations mathématiques sur les enregistrements qui répondent aux critères demandés. |
Générateur d'expression |
Permets d'utiliser au maximum les requêtes. Utilise les fonctions intégrées d’Access. |
Les opérateurs, les opérations ainsi que le générateur d'expressions sont expliqués en plus de détails dans les exercices sur les requêtes.
Pour l'exemple, écrivez roger pour le critère sous le champ Prénom.
Étape 7 : Exécuter la requête
Appuyez sur le bouton  .
OU
Du bouton Affichage, sélectionnez l'option Mode feuille de données.
Les enregistrements qui répondent aux critères seront affichés.
Pour revenir ensuite au mode création, du bouton Affichage, sélectionnez l'option Mode Création.
Étape 8 : Options spécialisées : les fonctions, le générateur d'expression et les opérations
Access vous offre beaucoup plus pour concevoir des requêtes complexes. Il vous offre une longue série de fonctions que vous pouvez utiliser dans les requêtes, les formulaires ou les états. Pour vous aider à utiliser ces fonctions, Access vous offre le générateur d'expressions qui vous donne accès à toutes les ressources disponibles à partir du logiciel. Que ce soit, les champs, les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros, les modules ou les fonctions intégrées, ils sont tous disponibles à partir du générateur d'expressions. Pour terminer, il est aussi possible de regrouper les enregistrements pour faire des opérations telles que la somme sur un champ, pour compter, pour trouver la moyenne parmi d'autres.
Les fonctions
En plus des champs calculés, Accès possède des fonctions prédéterminées pour vous aider à réaliser des requêtes et des analyses plus complexes. Il y a plus d'une centaine de fonctions regroupées en 14 catégories.
Il y a une fonction pour presque toutes les occasions. Il suffit d'appuyer sur le bouton  pour afficher le générateur d'expression. À partir de cette fenêtre, vous avez accès à toutes les ressources disponibles à Access.
Le contenu de la deuxième et la troisième colonne vont se remplir. La deuxième colonne contient la liste des catégories de fonctions. La troisième colonne contient la liste des fonctions disponibles.
Base de données |
9 |
Conversion |
46 |
Date/Heure |
25 |
Déroulement de programme |
3 |
Financier |
13 |
Général |
2 |
Gestion d'erreur |
6 |
Inspection |
10 |
Mathématique |
13 |
Messages |
3 |
Regroupement du domaine |
12 |
Regroupement SQL |
9 |
Tableaux |
2 |
Texte |
40 |
 |
Pour voir la liste des fonctions:
Faites un double-clic sur le dossier Fonctions situé dans la première colonne de la fenêtre.
Cliquez sur le dossier Fonctions intégrées.
La seconde colonne au bas de la fenêtre contient la liste des catégories de fonctions. Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous croyez retrouver la fonction dont vous avez besoin. La troisième colonne contient la liste de toutes les fonctions disponibles par catégories.
Une courte description apparaît au bas de la fenêtre. Pour avoir plus d'informations sur l'une des fonctions: |
Cliquez sur la fonction qui vous intéresse.
Cliquez sur le lien hypertexte sur le nom de la fonction au bas de la fenêtre qui est avec la description de la fonction.
Une description de la fonction va apparaître dans une fenêtre.
Les opérations
En plus de faire des recherches avec des critères ou des fonctions intégrées d'Access, il est aussi possible de regrouper les champs pour faire des opérations telles que la somme, la moyenne de champs numérique. Parmi d'autres opérations, il est aussi possible de compter le nombre d'enregistrements qui répondent à certains critères.
Pour accéder aux opérations, appuyez sur le bouton  .
Voici la liste des opérations et ce que vous pouvez accomplir en les utilisant.
Nom des opérations |
Description |
Regroupement |
Regrouper sur le champ. |
Somme |
Trouver la somme d'un regroupement d'enregistrements. |
Moyenne |
Trouver la moyenne d'un regroupement d'enregistrements. |
Min |
Trouver la plus petite valeur pour le champ. |
Max |
Trouver la plus grande valeur pour un champ. |
Compte |
Compte le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères voulus. |
StDev |
Trouver l'écart type d'un regroupement d'enregistrements. |
Var |
Trouver la variance d'un regroupement d'enregistrements. |
Premier |
Trouver le premier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux critères demandés. |
Dernier |
Trouver le dernier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux critères demandés. |
Expression |
Entrer ses propres formules ou champs calculs pour un regroupement. |
Où |
Pour entrer des critères sans qu'ils soient pris en considération pour le regroupement. |
Ce n'est pas toutes les opérations qui s'appliquent à tous les types de champs. Par exemple, il est impensable de faire une moyenne sur un champ de type Texte. Voici une liste des opérations et sur quel type de champs ils peuvent s'appliquer.
Opérations |
Texte |
Mémo |
Numérique
Date/Heure
Monétaire
NuméroAuto
Oui/Non |
OLE |
Somme |
|
|
X |
|
Moyenne |
|
|
X |
|
Min |
X |
|
X |
|
Max |
X |
|
X |
|
Compte |
X |
X |
X |
X |
StDev |
|
|
X |
|
Var |
|
|
X |
|
Premier |
X |
X |
X |
X |
Dernier |
X |
X |
X |
X |
Étape 9 : Relier des tables.
Si votre requête requiert des champs qui proviennent de plusieurs tables ou d'autres requêtes, vous devez les relier sur des champs en commun. Il est aussi possible que vous ayez besoin d'autres tables pour créer des liens "indirects" entre deux tables. Par exemple, dans la structure des relations entre les tables qui composent une Factures que l'on voit au chapitre sur les relations, on remarque qu'il n'y a pas de relations directes entre la table Clients et celle de l'inventaire de l'entreprise.
Mais il y a une relation entre Clients et Factures. Il y aussi une autre relation entre Factures et Items de facture et une dernière entre Items de facture et Inventaire. Bien qu'il n'y ait pas de relation "directe" entre Clients et Inventaire, il est toujours possible de les "relier" en utilisant d'autres tables telles que Factures et Items de facture.
Vous avez deux options si une relation n'apparaît pas entre deux tables. Premièrement, vous pouvez choisir du Ruban l'onglet Outils de base de données suivi de l'option Relations. Vous pouvez ainsi créer une relation permanent avec intégrité référentielle entre ces tables. La page sur les relations explique les types de relations et comment les appliquer.
L'autre façon de relier les tables est de créer un lien manuellement. Ce lien n'aura pas l'option d'intégrité et va s'appliquer seulement à cette requête.
Ajoutez les tables que vous avez besoin à votre requête.
Sélectionnez l'un des champs que vous désirez relier à l'autre.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacer le curseur par dessus le champs de l'autre table sur lequel vous désirez créer une relation.
Relâchez le bouton de la souris une fois que le curseur est par dessus l'autre champ.
Une ligne devrait apparaître entre les deux champs. Il y a maintenant une relation entre les deux tables. Vous pouvez retirer la relation en cliquant sur la ligne et en appuyant sur la touche Supprime.
Modifier une requête
Après votre premier aperçu du résultat de la requête, il est possible que vous vouliez modifier un ou plusieurs éléments de la requête. La partie qui suit consiste à voir comment insérer une nouvelle colonne entre des champs, supprimer un champ de la liste et comment déplacer un champ dans l'ordre des champs affichés dans la requête.
Insérer une colonne
Il est possible d'insérer une colonne entre deux champs dans la liste des champs de la requête. Cela est avantageux lorsque vous voulez insérer un champ calculé entre deux champs qui sont dans la requête.
Cliquez sur la colonne placée à la droite de la colonne que vous voulez ajouter.
De l'onglet Outils de requête, sélectionnez l'option Insérer des colonnes  .
Supprimer une colonne
Vous n'avez plus besoin d'un champ pour une requête. Il est facile de le retirer en suivant les instructions suivantes.
Cliquez sur la colonne à supprimer.
De l'onglet Outils de requête, sélectionnez l'option Supprimer colonne  .
Déplacer une colonne
Il est aussi toujours possible de changer l'ordre de présentations des champs dans la requête. Avant de commencer l'opération, prenez note que c'est la pointe de la flèche (pointeur) qui est utilisée pour sélectionner la colonne du champ et pour la déplacer.
Cliquez sur la petite boîte grise au-dessus du nom du champ à déplacer.
La colonne au complet devrait être sélectionnée.
Placez le pointeur par-dessus de la boîte grise du champ à déplacer.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers la gauche ou vers la droite selon vos besoins.
Le champ va se réinsérer dans la requête à l'endroit où il y a une barre verticale entre les champs dès que vous relâcherez le bouton gauche de la souris. |
