Il arrive que des erreurs s'infiltrent dans les formules et cause des
problèmes au modèle. Excel vous offre l'outil Audit pour vérifier les formules
et pour déterminer les dépendances entre les formules. Vous pouvez ainsi trouver
les problèmes et les régler.
Après avoir conçu votre modèle décisionnel, vous voulez qu'Excel vous aide à
trouver la solution optimale selon certaines conditions. Le logiciel possède
plusieurs outils pour vous aider. Cette page explique le fonctionnement de cinq
de ces outils : l'audit, la valeur cible, la table de données, le gestionnaire
de scénarios et le solveur. Chacun répond à vos besoins dans différentes
situations.
Audit
Excel offre l'outil Audit pour repérer facilement les dépendances entre les
cellules et de déterminer la cause d'un problème dans le modèle. Cette partie
vous démontre comment utiliser les options de la barre d'outils Audit.
Ce modèle est le résultat de l'exercice d'Excel
qui se retrouve dans cette section. À part des valeurs initiales pour les
produits et charges et le taux de croissance, tous les autres chiffres sont des
formules. Ce modèle sera utilisé pour démontrer les possibilités d'Audit.
Repérer les antécédents
La première chose qu'on veut généralement savoir est quelles sont les
cellules à la source du résultat qui se retrouve dans cette cellule. Pour cela,
il faut voir les cellules antécédentes.
Placez le
pointeur sur la cellule D19.
Du menu
Outils, sélectionnez les options Audit et Repérer les
antécédents.
L'option vous montre les cellules qui sont utilisées pour déterminer le
chiffre qui se retrouve dans la cellule. La formule de la cellule D19 est
bien =D18+C19 . C'est le cumulatif du mois précédant plus le profit net
du mois.
La barre d'outils Audit
Les options sous le menu Audit vous permettent plusieurs possibilités pour
voir les dépendances entre les cellules. Mais il est parfois préférable d'avoir
toutes les options dans une barre d'outils. Contrairement à toutes les autres
barres d'outils, celle-ci ne se retrouve pas sous le menu Affichage mais bien
sous le menu Outils et Audit. Cette omission a été corrigée avec Excel XP
(2002).
Du menu
Outils, sélectionnez les options Audit et Afficher la barre
d'outils Audit.
La barre d'outils Audit va apparaître. Voici une brève description des
boutons de celle-ci.
Boutons
Description
Affiche ou retire les lignes qui montrent la source des chiffres
pour la formule de la cellule.
Affiche ou retire les lignes des cellules qui dépendent du contenu
de la cellule
Effacer les lignes de référence entre les cellules.
Trouver rapidement la cellule qui cause une erreur dans la
formule.
Affiche ou masque les données non valides selon les validations que vous avez mises
auparavant.
La prochaine partie consiste à essayer chacun des boutons de la barre
d'outils Audit.
De la barre
d'outils Audit, appuyez sur le bouton .
Ceci démontre que vous pouvez allez chercher les antécédents de plusieurs
cellules. Aussi, vous pouvez utiliser autant le menu Outils et Audit ou
directement la barre d'outils Audit pour accomplir vos recherches. Pour alléger
la lecture de cette partie de la page, seulement la barre d'outils sera
mentionnée pour les prochaines commandes. Mais vous pouvez aussi choisir
l'option Audit sous le menu Outils pour réaliser les mêmes options.
Pour retirer
toutes les lignes, appuyez sur le bouton.
Repérer les dépendants
Audit vous permet de voir quelles sont les cellules qui sont à la source du
résultat dans la cellule mais aussi les cellules qui dépendent de cette même
cellule pour leurs propres besoins.
Placez le
pointeur sur la cellule D7. De la barre d'outils Audit, appuyez sur
le bouton .
La flèche indique que la cellule D7, qui est le total des revenus du
mois, dépend des chiffres des cellules D3 à D5.
De la barre
d'outils Audit, appuyez sur le bouton .
La seconde flèche indique que la cellule D16, qui calcule le profit
brut pour le mois dépend en partie de la cellule D7 pour avoir le bon
résultat. Ce petit exercice démontre aussi qu'il est possible d'avoir plusieurs
flèches de dépendances en même temps sur une feuille de calcul.
Pour retirer
toutes les lignes, appuyez sur le bouton.
Repérer une erreur
Il arrive par moments que des erreurs s'infiltrent dans le modèle. Cela peut
être une erreur de frappe ou de logique. Mais il peut être difficile de
retrouver la source du problème. Le prochain exercice va vous démontrer
l'avantage de l'option "Repérer une erreur" dans Audit.
Placez le
pointeur dans la cellule B3. Entrez le texte suivant: ABC.
Bien sûr, cela affecte plusieurs cellules qui dépendent du chiffre qui se
retrouve dans cette cellule incluant le cumulatif trimestriel à la cellule
D19.
Placez le
pointeur la cellule D19.
Il faut maintenant trouver la cause de l'erreur.
De la barre
d'outils Audit, appuyez sur le bouton .
La fonction retrace toutes les cellules affectées jusqu'à la source. Dans ce
cas, le problème commence à la cellule C3. La formule de cette cellule
dépend des cellules B21 et B3. Il est donc facile de vérifier ces
deux cellules pour voir que le problème est à la cellule B3. Une façon de
s'assurer que le contenu d'une cellule est un chiffre et non du texte est de
prendre une cellule vide, de commencer une formule qui ajoute un à la cellule
que suspectez être la source du problème. Pour cet exemple, la formule serait
=B3+1. Il est évident que cela donnera une erreur.
Entrez la
valeur 100 000 dans la cellule B3.
Le problème a été réglé. Vous pouvez donc retirer les flèches de
référence.
Pour retirer
toutes les lignes, appuyez sur le bouton.
Données non valides
Excel vous offre la possibilité de mettre des bornes à des cellules. Ceci est
pour vous assurer que les valeurs dans les cellules soient possibles selon votre
modèle. Mais cela est surtout pratique lors de l'entrée de données. Mais la
validation peut aussi être pratique pour des cellules ayant des formules. Pour
cet exemple, prenons l'hypothèse que le cumulatif des revenus pour le mois de
janvier ne peut pas être au-dessus de 300 000 $. En ce moment, il n'y a aucune
manière de vérifier cette limitation. Il faut premièrement mettre une validation
pour ensuite s'assurer qu'elle est respectée grâce à Audit.
Placez le
pointeur sur la cellule B7. Du menu Données, sélectionnez l'option
Validation. Sélectionnez l'onglet Options.
Entrez les
valeurs dans les cases appropriées. Appuyez sur le bouton OK.
La validation est placée. Il faut maintenant vérifier qu'elle fonctionne
correctement.
De la barre
d'outils Audit, appuyez sur le bouton .
Rien n'apparaît dans le modèle. Ceci est normal puisque la valeur de la
cellule B7 est en dessous du maximum de la validation.
Placez le
pointeur sur la cellule B3. Entrez la valeur 250 000. De la barre d'outils
Audit, appuyez sur le bouton .
La cellule B7 est maintenant encerclée en rouge. Ceci démontre que la
valeur dans la cellule ne respecte pas la validation que vous avez placée
auparavant. Cette option avec la validation peut être un outil puissant pour
s'assurer que le modèle montre des valeurs qui sont réalisables et non
irréalistes.
De la barre
d'outils Audit, appuyez sur le bouton . Placez le pointeur sur la cellule B3. Entrez la valeur 1000
000.
Éléments supplémentaires dans Excel
Les concepteurs d'Excel ont ajouté des éléments intéressants sur cette barre
d'outils à la version XP (2002). Vous pouvez suivre les valeurs de cellules en
tout temps en les "espionnant " et aussi vérifier des formules. La barre
d'outils Audit est aussi maintenant disponible au même endroit que les autres
barres sous le menu Affichage.
Espionner une cellule
Vous pouvez suivre les changements des cellules importantes de votre modèle
en affichant les valeurs dans une barre d'outils appelée "Volet espions". Mais
il faut placer un espion sur les cellules qui vous intéressent.
Placez le
pointeur sur la cellule D19. De la barre d'outils Audit d'Excel XP,
appuyez sur le bouton .
Appuyez sur
le bouton Ajouter un espion.
Assurez-vous
que la cellule sélectionnée soit la cellule D19. Appuyez sur le bouton
Ajouter.
Placez le
pointeur sur la cellule B3. Entrez la valeur 150 000.
Cette option est intéressante parce qu'elle vous permet de suivre les valeurs
des cellules importantes de votre modèle même si elles ne sont pas présentement
à l'écran.
Fermez le
volet espions. Changez la valeur de la cellule B3 à 100 000.
Évaluation de formules
La barre d'outils Audit vous permet aussi de voir les résultats
intermédiaires d'une formule composée du contenu de plusieurs cellules. Cela
peut vous montrer l'endroit où il y a un problème dans votre formule.
De la
barre d'outils Audit d'Excel XP, appuyez sur le bouton .
Appuyez plusieurs fois sur chacun des boutons au bas de la fenêtre pour voir
le potentiel de cette nouvelle option.
Excel vous offre plusieurs outils pour analyser les résultats de votre
modèle. Voici l'une des plus veilles techniques: la table de données.
Cet outil vous permet de créer un tableau qui affiche le résultat de
certaines cellules si on change le contenu d'une ou de deux variables. Au lieu
d'essayer manuellement des "qu'arrivera-t-il à telle cellule si" avec plusieurs
valeurs, le résultat est affiché rapidement sous forme d'un tableau.
Les prochains exercices consistent à créer des tables de données à une et
deux variables pour les paiements hypothécaires d'une maison. Avant de pouvoir
créer une table, il faut un modèle complet. Pour ce cas, il faut entrer les
données et les formules nécessaires pour calculer les paiements.
L'avant dernière ligne est la formule pour calculer les paiements selon le
taux d'intérêt, le nombre de paiements par année et le montant total à payer. La
dernière ligne du calcul indique la somme totale, capital et intérêt, que vous
devrez payer avant d'être le " vrai " propriétaire de la maison. C'est
probablement un peu plus que vous imaginiez.
Entrez le texte, les chiffres et les formules suivants dans les
cellules appropriées. Pour la cellule B5, vous pouvez entrer la fonction en
utilisant le bouton . OU Du menu Insertion,
sélectionnez l'option Fonction. De la section Finance,
sélectionnez la fonction VPM.
Entrez les données dans les cases appropriées.
Table de données à une variable
Avant de pouvoir utiliser une table de données, vous devez avoir un modèle
qui fonctionne correctement. Sinon, les résultats de la table ne valent
rien.
Entrez les chiffres et les formules suivantes dans les cellules
appropriées.
Pour créer une table de données, il y a toujours deux informations qui sont
nécessaires. Il y a les cellules dont vous voulez voir les résultats et les
valeurs que vous voulez changer par rapport aux valeurs actuelles. Ces
informations sont toujours affichées sur la première ligne et la première
colonne du tableau. Il est aussi important de ne pas mélanger les valeurs et les
cellules. L'une est placée horizontalement et l'autre verticalement. Pour une
table à une variable, il n'y a pas d'importance si les valeurs à essayer et les
cellules dont vous voulez voir le résultat sont sur une ligne ou une
colonne.
Selon les données que vous avez entrées de l'image précédente, les valeurs à
essayer sont sur la première colonne et les cellules à voir le résultat sont sur
la première ligne. La table de données va afficher l'effet sur les paiements et
le total, les cellules de la première ligne, selon les changements du taux
d'intérêt de la première colonne. Puisqu'on veut savoir dans ce tableau ce qui
arrive au paiement et au total lorsque le taux d'intérêt change, il faut aussi
savoir dans quelle cellule se retrouve le taux d'intérêt. Dans cet exercice, il
s'agit de la cellule B2.
Ensuite, il suffit à indiquer à Excel où l'on veut que la table remplace le
contenu de la première ligne, de la première colonne ou des deux. Puisqu'il
s'agit d'une table de données à une variable, seulement l'une deux cases
suivantes aura une adresse de cellule.
Faites un bloc avec les cellules de A9 à
C14. Du menu Données, sélectionnez l'option
Table.
Cliquez dans la case Cellule d'entrée en colonne. Cliquez
ensuite sur la cellule, celle qui sera remplacée par chacune des valeurs de la
première colonne de la table de données. Pour les besoins de l'exercice,
sélectionnez la cellule B2. Appuyez sur le bouton OK.
Excel a calculé ce qui arriverait au paiement et au total si l'on change le
taux d'intérêt de 6,5% à 8,5%.
De la cellule A14, changez le taux d'intérêt de 8,5% à 10%.
La table s'ajuste immédiatement pour afficher le nouveau résultat. Il faudra
cependant refaire la table si vous voulez ajouter d'autres taux d'intérêt ou
d'autres cellules à comparer.
La table de données à deux variables
Le dernier exercice créait une table de données à une variable. Vous avez pu
voir le résultat aux paiements lorsque le taux d'intérêt est changé. Le prochain
exercice consiste à développer une nouvelle table de données ayant deux
variables. La prochaine table va afficher ce qui arrive au total des paiements
si on augmente le nombre de paiements par année selon le taux d'intérêt.
Entrez les chiffres et la formule dans les cellules appropriées.
La première ligne représente le nombre de paiements par année. Vous retrouvez
cette valeur dans la cellule B4 du modèle précédent. Comme pour la table
à une variable, la première colonne démontre les différents taux d'intérêt. La
valeur est dans la cellule B2.
À l'intersection de la première ligne et de la première colonne se retrouve
l'adresse de la cellule dont vous voulez voir le résultat. Pour cet exercice, il
s'agit du total des paiements qui est normalement dans la cellule B6. La
structure d'une table à deux variables permet de regarder ce qui arrive à une
cellule à la fois.
Du
menu Données, sélectionnez l'option Table.
Entrez les adresses de cellules dans les cases appropriées. Appuyez sur
le bouton OK.
Comme le tableau l'indique, il y a une petite baisse si vous payez plus
souvent durant l'année. Les intérêts s'accumulent sur un plus petit montant. Ce
qui est plus important à remarquer est la différence du total selon le taux
d'intérêt. Les sommes d'argent peuvent devenir importantes avec le temps. Tout
cela pour dire à quel point il est important de se battre pour le taux d'intérêt
le plus bas possible.
Bien qu'il soit très intéressant à savoir ce qui arrive à certaines cellules
grâce aux tables de données, cette technique a aussi des désavantages. En
utilisant une table de données à deux variables, vous pouvez seulement voir le
résultat d'une cellule à la fois. Dans ce dernier cas, vous pouvez toujours
changer l'adresse de la cellule à comparer par une autre. Par exemple, changez
le contenu de la cellule A16 par =B5. Vous pouvez voir ce qui
arrive aux paiements et au total mais pas les deux en même temps. Pour
contourner ce problème, il faut créer une autre table.
Une autre limitation plus importante est que vous pouvez faire des essais
avec un maximum de deux variables. Le gestionnaire de scénarios ouvre d'autres
possibilités pour comparer des situations.
Que faire pour comparer plusieurs possibilités? Vous avez monté un modèle
d'une compagnie ou d'un système. On vous offre ensuite plusieurs possibilités.
Comment savoir quelle est la meilleure? Avec le gestionnaire de scénarios, vous
pouvez entrer ces différentes possibilités dans des "scénarios". Une fois fait,
le gestionnaire de scénarios peut vous montrer le résultat de cellules
importantes tel que le profit brut, les revenus, les charges, des ratios ...
Bref, n'importe quelle cellule que vous considérez importante.
Mais, avant d'utiliser le gestionnaire de scénarios, vous devez avoir un
modèle qui fonctionne correctement. Assurez-vous de valider votre modèle avec
plusieurs tests. Changez des valeurs des cellules variables et vérifiez les
résultats. Il arrive très souvent d'avoir oublié quelque chose dans un modèle;
que ce soit un chiffre ou une formule. C'est pour cette raison qu'il faut
absolument vérifier le modèle. Si le modèle donne de mauvais résultats, le
gestionnaire de scénarios en donnera aussi.
L'une des limitations du gestionnaire de scénarios est que toutes les
cellules variables et toutes les cellules résultantes doivent être sur la même
feuille de calcul. Certains de vos calculs peuvent être sur une autre feuille de
calcul; mais pas les cellules variables ou les cellules dont vous voulez voir le
résultat.
L'objectif de cet exercice est de connaître le résultat de la cellule
A3 selon un scénario optimiste ou pessimiste. Donc, il faut créer deux
scénarios: l'un nommé "optimiste" et l'autre nommé "pessimiste". Par après, vous
pourrez créer vos propres scénarios pour répondre à vos besoins. Vous n'êtes pas
obligé de les appeler "optimiste" ou "pessimiste". De plus, vous n'êtes pas
limité à deux scénarios. Vous pouvez avoir plusieurs scénarios pour comparer les
suppositions de Pierre, Jean et Jacques. En plus, vous pourrez aussi fusionner
ces scénarios si nécessaires. Pour comprendre le gestionnaire de scénarios,
prenons l'exemple simplifié suivant.
Si ce n'est
pas déjà fait, entrez les montants et les formules dans les cellules
appropriées.
Du menu
Outils, sélectionnez l'option Gestionnaire de scénario.
L'écran suivant va apparaître. C'est de cette fenêtre que vous allez créer
deux scénarios: un optimiste et l'autre pessimiste. Si vous faites une erreur,
ne vous inquiétez pas. Vous pourrez toujours appuyer sur le bouton
modifier par après pour apporter vos corrections.
Appuyez sur
le bouton Ajouter.
Dans la case
Nom du scénario, entrez le nom du scénario: Optimiste. À la case "Cellules
variables:", entrez les adresses des cellules dont vous voulez changer dans
votre modèle.
Vous pouvez écrire les adresses ou, en utilisant le bouton gauche de la
souris et la touche Ctrl, cliquez sur les cellules nécessaires. Les cellules
variables sont celles dont vous voulez changer le montant. Elles ne changeront
pas les valeurs de la feuille de calcul. Mais ces cellules seront utilisées
seulement pour le scénario.
À votre
choix, vous pouvez aussi écrire un commentaire. Ceci est pour vous donner plus
de détails sur le scénario . Par exemple, vous pourriez écrire: "voici un
scénario très optimiste pour la compagnie", ou "voici les évaluations de Mario"
etc. Une
fois que vous avez entré les données, appuyez sur le bouton OK.
Excel va ensuite vous demander quels sont les montants pour les cellules
variables.
Pour la
cellule A1, entrez 1 million. Pour la cellule A2, entrez 2
millions. Appuyez sur le bouton OK.
Il faut ajouter le scénario pessimiste.
Appuyez sur
le bouton Ajouter.
Encore une
fois, entrez le nom du scénario, les adresses des cellules variables et, si
nécessaire, un commentaire. Pour les cellules A1 et A2,
entrez la valeur 0.
Puisqu'il n'y
a plus de scénarios à ajouter, appuyez sur le bouton OK.
Il ne reste qu'à voir quel est le résultat dans la cellule A3. Si vous
avez fait une erreur dans l'un ou l'autre des scénarios, c'est maintenant le
temps de la changer. Cliquez sur le nom du scénario et appuyez sur le bouton
modifier. Par après, continuez avec le reste de la procédure.
Appuyez sur
le bouton Synthèse.
Excel vous offre deux genres de rapports: Synthèse de scénarios et
Tableau croisé dynamique.
La synthèse de scénarios génère une nouvelle feuille de calcul avec la liste
des cellules variables et des cellules dont vous voulez voir le résultat. Une
fois que la synthèse est générée, elle ne changera pas si vous apportez des
changements au modèle ou aux scénarios. Il faudra régénérer une nouvelle
synthèse avec les nouveaux résultats. Il sera possible de comparer les
différentes synthèses selon vos changements.
Excel va ensuite vous demander quelles sont les cellules dont vous voulez
voir le résultat. Vous pouvez choisir plusieurs cellules. Pour les sélectionner,
vous pouvez écrire les adresses des cellules ou, en gardant un doigt sur la
touche Ctrl, cliquez sur les cellules de votre choix. Le gestionnaire de
scénario vous limite à un maximum de 32 cellules dont vous pouvez voir le
résultat dans la synthèse.
Pour cet
exemple, sélectionnez seulement la cellule A3. Appuyez sur le bouton OK.
Excel va prendre quelques instants pour créer une nouvelle feuille de calcul
avec les résultats de tous vos scénarios.
Le tableau se sépare en deux parties. La partie du haut inclut l'adresse des
cellules ainsi que sa valeur pour chacun des résultats. La partie du bas affiche
les résultats selon les scénarios. Chaque scénario que vous avez ajouté se
retrouve dans une colonne. Les cellules de couleur grise de la partie du haut
veulent dire que vous avez changé la valeur de la cellule par rapport à la
valeur en cours de la feuille de calcul.
Effacer la feuille de synthèse
Si vous voulez effacer la feuille pour réessayer.
Du menu
Édition, sélectionnez Supprimer une feuille.
Attention! Assurez-vous que la feuille que vous voulez effacer est celle qui
est affichée à l'écran. Dans ce cas, vous voulez effacer la feuille de calcul
avec les résultats du gestionnaire de scénarios et non celle qui a votre modèle
!
La feuille du classeur va ensuite s'effacer.
Donner des noms aux cellules
Vous avez peut-être remarqué que le nom des cellules apparaît à la gauche de
la synthèse ( $A$1, $A$2, $A$3 ). Mais que représente exactement le contenu de
ces cellules? Ne serait-il pas plus intéressant d'avoir un nom représentatif
pour la cellule? Ceci est un autre avantage de donner des noms aux cellules
importantes.
Sélectionnez
la feuille de calcul avec les chiffres et la formule. Placez le pointeur dans la cellule
A1. Du menu Insertion, sélectionnez les options
Nom et Définir.
Dans la
première case, entrez le nom suivant: Produit_1 .
Pour avoir le souligné, appuyez sur les touches MAJ (Shift) et moins ( - ).
Excel ne permet pas d'avoir des espaces lorsqu'on donne un nom à une cellule.
Une manière de contourner cette limitation est de mettre un souligné entre les
mots. Ex.: Revenu_mois_août, bénéfice_annuel.
Appuyez sur
le bouton OK.
Pour les besoins de l'exercice il faut aussi donner un nom aux cellules
A2 et A3.
Placez le
pointeur dans la cellule A2. Du menu Insertion, sélectionnez
les options Nom et Définir. Entrez le nom Produit_2 et
appuyez sur le bouton OK. Placez le pointeur dans la cellule A3.
Du menu
Insertion, sélectionnez les options Nom et
Définir. Entrez le nom Bénéfices et appuyez sur
le bouton OK.
Il est maintenant temps de régénérer une nouvelle feuille de synthèse avec
les noms des cellules.
Du menu
Outils, sélectionnez l'option Gestionnaire de
scénarios. Appuyez sur le bouton Synthèse.
Assurez-vous
de choisir un rapport de type Synthèse de scénario et aussi que la cellule
résultante soit la cellule A3. Appuyez sur le bouton OK.
Il est beaucoup plus facile de comprendre les résultats lorsque vous avez des
noms représentatifs. Mais on peut faire un peu de nettoyage. Il est possible de
retirer les soulignés des noms des variables. Il faut suivre les étapes
suivantes.
Du menu
Edition, sélectionnez l'option Remplacer. OU Appuyez sur les
touches Ctrl et H.
Cette option permet de remplacer des mots ou des caractères par d'autres.
Elle est disponible dans toutes les applications Office.
Dans la case
Rechercher, entrez le souligné ( MAJ et - ). Dans la case
Remplacer par, entrez un espace ( barre d'espacement ). Appuyez sur le bouton Remplacer
tout.
Le texte est maintenant encore plus lisible après un simple remplacement.
Le gestionnaire de scénarios est très intéressant pour comparer plusieurs
situations. Mais, il faut faire attention à trois choses: le bouton
"Afficher", le point pour les décimales et le remplacement d'une formule par un
chiffre.
Dans le coin supérieur droit de la fenêtre du gestionnaire de scénarios, le
bouton "Afficher" vous permet d'afficher les résultats d'un scénario sur le
classeur. Cela est intéressant pour voir l'effet du scénario sur tout le modèle.
Il faut cependant faire attention à cette option. Si vous continuez de
travailler, cela sera avec les valeurs du scénario et non les valeurs
originales.
Pour revenir aux valeurs initiales:
Fermez la
fenêtre du gestionnaire de scénarios. Appuyez sur le bouton Annuler. OU Du menu
Édition, sélectionnez l'option Annuler Afficher.
Un autre problème du gestionnaire de scénario est qu'il ne convertit pas le
point du clavier numérique en virgule pour les décimales comme Excel le fait
lorsque vous entrez un chiffre dans une cellule. Donc, lorsque vous entrez la
valeur d'une variable dans un scénario en utilisant le clavier numérique,
celui-ci va entrer 5.5 au lieu de 5,5 . C'est pour cette raison
que vous retrouvez dans les résultats de la feuille synthèse #VALEUR! . Si c'est
le cas, modifier le scénario en changeant la valeur en plaçant une virgule à la
place de la décimale.
Il faut aussi faire très attention de ne pas mettre parmi la liste des
cellules variables une cellule qui contient une formule. Sinon, le gestionnaire
de scénarios va automatiquement remplacer la formule par la valeur affichée.
Voici un exemple.
Si ce n'est
déjà fait, entrez les chiffres et la formule suivante.
Pour l'exercice, il faut créer un scénario dont la cellule variable est A3.
Du menu
Outils, sélectionnez l'option Gestionnaire de scénarios. Appuyez sur le bouton
Ajouter.
Pour le
scénario, entrez pour nom "Test" et la cellule A3 pour les
cellules variables. Appuyez sur le bouton OK.
Excel va vous avertir que l'une des cellules que vous avez sélectionnées, la
cellule A 3 pour l'exercice, contient une formule. Il vous avertit qu'il
va convertir la formule en une valeur au moment d'afficher le scénario ou aussi
lors de la création de la synthèse du scénario. Il vous est encore possible
d'éviter la conversion en modifiant votre scénario pour ne pas inclure la
cellule.
Appuyez sur
le bouton OK.
Changez la
valeur à 500. Appuyez sur le bouton OK.
La valeur n'a pas vraiment d'importance pour l'exemple.
Appuyez sur
le bouton Synthèse.
Sélectionnez
pour la cellule résultante la cellule A3 et sélectionnez le rapport
Synthèse de scénarios. Appuyez sur le bouton OK.
Excel vous affiche la feuille de synthèse du scénario.
Retournez à
la feuille de calcul ayant les chiffres et la formule. Placez le pointeur dans la cellule
A3.
Bien que la valeur soit la même, il n'y a plus de formule. Le gestionnaire de
scénarios a remplacé la formule par la valeur du moment. Donc, pour éviter cette
situation, ne sélectionnez jamais une cellule contenant une formule dans la
liste des cellules variables. Excel vous avertit même avant de faire la
conversion.
Il y a un autre exercice sur le gestionnaire de scénarios sur la page de création de modèles de ce site. Vous pourrez
vous pratiquer encore une fois si vous le voulez.
Fusion de scénarios
Une limitation des scénarios est qu'ils sont seulement disponibles sur la
feuille de calcul sur lequel ils ont été créés. Ceci n'est pas avantageux si
vous voulez les utiliser ailleurs. Le bouton de fusion de scénarios vous permet
de copier tous les scénarios d'une feuille de calcul à une autre ou même à un
autre document d'Excel. Cela peut être pratique lorsque plusieurs personnes
travaillent sur un même modèle mais développent des scénarios différents. Cette
commande permet donc de regrouper plusieurs scénarios pour pouvoir les utiliser
et les comparer. En fait, on devrait plutôt l'appeler regroupement de
scénarios.
Si vous
voulez copier des scénarios d'un document Excel à un autre, il faut premièrement
ouvrir les deux documents. Pour passer d'un document à un autre, utilisez
la commande Fenêtre suivi du nom du document. Sélectionnez le document dans
lequel où vous voulez recevoir les scénarios. Sélectionnez la feuille de calcul où vous
voulez recevoir les scénarios. Du menu Outils, sélectionnez l'option
Gestionnaire de scénarios.
Pour les besoins de l'exercice, il y a déjà les scénarios Optimiste et
Pessimiste. Nous allons supposer qu'il existe un autre scénario dans un autre
document d'Excel.
Appuyez sur
le bouton Fusionner.
La case classeur va afficher le nom de tous les documents Excel, ou classeur
selon le terme d'Excel, ouvert à ce moment. Puisqu'il y a seulement deux
documents ouverts, Excel présume que les scénarios recherchés sont dans l'autre
document. Vous pouvez changer de document à votre choix.
La case feuille affiche le nom des feuilles de calcul qui existe dans le
classeur. Dans ce cas, il y a seulement une feuille de calcul: Évolution. Au bas
de la fenêtre, il est inscrit le nombre de scénarios inclus dans la feuille.
Une fois que
vous avez sélectionné le bon classeur et la bonne feuille de calcul, appuyez sur
le bouton OK.
Le scénario qui était sur la feuille de calcul Évolution a été recopié ou
"importé". Si cette dernière feuille avait eu plusieurs scénarios, tous auraient
été recopiés. Au cas où deux scénarios auraient eu le même nom, Excel va
automatiquement changer le nom du scénario importé.
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Un exercice et une vidéo de formation sur les tables de données pour Excel 2007 est aussi disponible.
Allez
chercher et ouvrez le fichier demoxl3.xls situé à la page des 
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