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Excel: Opérations de base

Note:
Suivez ces lien pour voir les options Figer les volets et fractionner l'écran pour Excel 2007.

Introduction
Déplacement
Les blocs
L'entrée de données
Les formules

Éditer le contenu des cellules
Nommer une cellule

Les feuilles de calcul

Fractionner l'écran
Figer les volets

Introduction

Excel est un chiffrier ou un tableur. Son objectif est la création et l'analyse de modèles décisionnels. Chaque document, ou classeur, est composé de plusieurs feuilles de calcul composées de 256 colonnes (A à IV) et de 65536 lignes. Les cases dans lesquelles vous pouvez entrer du texte ou des chiffres s'appellent des cellules. Chaque cellule du document à une adresse unique. Elle est déterminée par l'endroit où elle est située dans le chiffrier. Par exemple, la toute première cellule au coin supérieur gauche de chaque première feuille se retrouve dans la colonne A sur la première ligne. Donc son adresse qui est composée par sa position par rapport aux colonnes et aux lignes s'appelle A1. L'adresse de la cellule juste à la droite de A1 est B1 et ainsi de suite. Cette cellule se retrouve aussi sur la première feuille de calcul nommé, pour le moment, Feuil1.

Aussi, chaque cellule peut contenir jusqu'à 65 000 caractères. De plus, un chiffrier peut être composé de plusieurs feuilles de calcul. Excel vous permet d'effectuer des calculs "en profondeur". C'est à dire avec des cellules provenant d'autres feuilles de calcul.

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201 fonctions pour les pressés












Déplacement

Il y a plusieurs manières de se déplacer dans Excel. Vous pouvez toujours cliquer sur la feuille de calcul et la cellule dont vous avez besoin. Voici une liste des touches que vous pouvez utiliser pour vous déplacer.

Curseurs Pour vous déplacer d'une cellule vers la gauche, la droite, vers le haut ou le bas.
Entrée Confirme l'entrée du texte, d'un chiffre ou d'une formule et déplace le curseur d'une cellule vers le bas.
Tab Déplace le curseur une cellule vers la droite
Maj (Shift) + Tab Déplace le curseur une cellule vers la gauche
Fin+curseur
ou
Ctrl+curseur
Pour se déplacer à la fin d'une série de cellules pleines ou une série de cellules vides.
PageUp et PageDn Pour se déplacer d'un écran vers le haut ou vers le bas.
Alt+PageUp et Alt+PageDn Pour se déplacer d'un écran vers la gauche ou vers la droite.
Ctrl+PageUp et Ctrl+PageDn Pour se déplacer à la feuille de calcul précédente ou suivante.
Ctrl+Home Pour revenir au coin supérieur gauche de la feuille de calcul.
Ctrl+End Pour se déplacer à la dernière cellule contenant du texte, un chiffre ou une formule.
F5 ou Ctrl+T Pour se déplacer à n'importe quelle cellule du classeur.

Les blocs

Vous aurez à certains moments à sélectionner plusieurs cellules d'un seul coup pour modifier la présentation ou pour créer des graphiques ou pour tirer avantage d'autres possibilités d'Excel. Le logiciel vous offre au moins trois manières de sélectionner un bloc de cellules.

Mais, avant de commencer, il faut faire attention à la forme du curseur. En effet, le curseur change de forme selon l'endroit où il est situé sur la feuille de calcul. Pour sélectionner des cellules, il faut que le curseur ait la forme d'un grand "+" blanc comme ceci. Il ne faut pas utiliser le pointeur pour sélectionner un bloc lorsque le pointeur a la forme . Sous cette forme, le pointeur peut appuyer sur un bouton ou déplacer un bloc lorsque le pointeur est sur la bordure de la cellule ou du bloc. Non plus lorsque le pointeur est sur la poignée de recopie et la forme d'un "+" noir et mince. Il peut, sous cette forme, recopier le contenu de la cellule ou d'un bloc aux cellules directement à la verticale ou à l'horizontale de celui-ci. Donc, avant de sélectionner un bloc de cellules, assurez-vous toujours que le pointeur a la forme .

1- Utiliser la souris.

Pour faire un bloc en utilisant la souris.

*Placez le pointeur par-dessus la première cellule de votre bloc.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur jusqu'à la dernière cellule de votre bloc.
*Relâchez le bouton de la souris.

Ceci est pratique lorsque le bloc de cellules est relativement petit. Mais que faire lorsque vous devez faire un bloc de cellules qui prend plus qu'un écran? C'est à ce moment que l'utilisation de la souris avec la touche MAJ (Shift) est pratique.

2- Utiliser la touche shift ou MAJ.

*Placez le pointeur par-dessus la première cellule de votre bloc.
*Appuyez sur le bouton gauche de la souris.
*Déplacez le pointeur par-dessus la dernière cellule de votre bloc.
*En gardant un doigt appuyé sur la touche MAJ (Shift), cliquez sur la dernière cellule du bloc.

De cette manière, vous n'êtes pas obligé de garder un doigt sur le bouton de la souris en tout temps. Aussi, cela vous évite de dépasser la largeur du bloc que vous aviez prévu et de devoir revenir sur vos pas.

Il y a une dernière méthode que vous devriez connaître. Les deux premières possibilités vous offrent la possibilité de faire un bloc continu. Toutes les cellules entre les deux extrémités du bloc seront sélectionnées. Mais que faire quand les cellules nécessaires ne sont pas l'une à côté de l'autre ? La dernière méthode démontre comment faire un bloc avec des cellules qui sont réparties un peu partout à l'intérieur de la feuille de calcul.

3- Utiliser la touche Ctrl.

*Faites votre premier bloc de cellules en utilisant la souris ou avec la touche MAJ (Shift).
*En gardant un doigt sur la touche Ctrl, faites votre second bloc de cellules.
*Si vous avez besoin d'autres blocs de cellules, gardez toujours votre doigt sur la touche Ctrl et utilisez la souris pour les faire.

Cette dernière technique est très avantageuse lorsque vous avez des étendues de cellules qui sont éloignées l'une de l'autre. On peut s'en servir par exemple pour sélectionner des blocs qui seront la source pour un graphique. Vous pouvez aussi utiliser cette technique pour prendre une cellule au lieu d'un bloc de cellules.

L'entrée de données

Il y a trois types d'informations que vous pouvez entrer dans les cellules d'un classeur: du texte, des chiffres et des formules. Les autres objets, tels que les graphiques, les dessins et les cartes, "flottent" au-dessus des cellules. Pour vous démontrer comment entrer des données, suivez l'exercice suivant:

*Ouvrez Excel avec une nouvelle feuille de calcul.
*Cliquez sur la cellule A1.
*Entrez le chiffre 1 et appuyez sur la touche Entrée.

La cellule active s'est déplacée sur la cellule A2; celle directement en dessous de A1.

*Entrez le texte suivant "Droite" et appuyez sur la touche Tab ou Tabulation (à la gauche de la lettre Q sur un clavier "QWERTY" ou de la lettre A d'un clavier "AZERTY").

La cellule active s'est déplacée à la droite de la dernière cellule, soit à B2. La combinaison de touches MAJ (Shift) et Tab vous a déplacé vers la gauche.

*Entrez la formule +A1+A2 et, sur le clavier, appuyez sur le curseur pointant vers le bas.

Vous pouvez aussi entrer des données et utiliser les curseurs de direction pour passer rapidement à une autre cellule pour entrer plus d'informations. La cellule active devrait être à la cellule B3.

*Placez le pointeur sur la barre de formule.
*Entrez le chiffre 4 et appuyez sur le bouton ou la touche Entrée.

Comme vous l'avez découvert, il est possible d'entrer le contenu dans une cellule en utilisant les touches Entrée, Tab, les curseurs et la barre formule.

Les formules

L'un des plus grands avantages d'un chiffrier est l'automatisation des calculs. En entrant une formule au lieu d'un chiffre, il est plus facile de modifier le modèle et d'avoir de l'information pertinente. Les formules devraient être utilisées à chaque opportunité qui se présente. Vous utilisez un chiffrier pour analyser et interpréter les résultats et pour calculer des chiffres. Laissez la tâche des calculs au chiffrier.

Toutes les formules doivent commencer soit par le signe +, - ou =. Les fonctions d'Excel doivent commencer par un =.

Ex.: +a1+a2, =somme(a1:z20), =moyenne(a1:z20), =recherchev(a1;b1:c20;2)

Une erreur qui est souvent commise en utilisant les fonctions d'Excel est de mettre un espace entre le nom de la fonction et de la première parenthèse. Ex: =somme () au lieu de =somme().

Pour voir la liste de toutes les fonctions d'Excel, appuyez sur le bouton bouton fonctions d'excelou, du menu Insertion sélectionnez l'option Fonction. Vous pouvez aussi créer des formules en utilisant le curseur ou la souris. Il y a un exemple en utilisant la somme automatique à la page sur les fonctions. Cette technique s'applique à la création de toutes les formules.

Il est possible de faire une formule qui utilise le contenu de cellules qui sont sur une autre feuille de calcul. Il faut spécifier le nom de la feuille de calcul en plus de l'adresse de la cellule.

Ex: +a1+feuille2!a1, =somme(feuil1!a1:feuil3!a1)

Chiffres d'autres feuilles de calcul

Pour tirer pleinement avantage du chiffrier, il faut être capable d'utiliser des chiffres provenant d'autres feuilles de calcul et même d'autres classeurs. La prochaine partie consiste à expliquer comment accéder au contenu de cellules d'autres feuilles de calcul et ensuite à d'autres chiffriers. Si le classeur ne contient pas au moins trois feuilles de calcul, vous pouvez les ajouter en utilisant du menu Insertion l'option Feuille.

*De la première feuille de calcul, entrez le chiffre 100 dans la cellule A1.
*Cliquez sur l'onglet de la seconde feuille de calcul.
OU
*Appuyez sur les touches Ctrl et PgDn (Page Down)

*De cette feuille de calcul, entrez le chiffre 200 dans la cellule A1.

Et maintenant, le calcul. Il consiste à additionner le contenu de la cellule A1 des deux premières feuilles de calcul du classeur.

*Cliquez sur l'onglet de la troisième feuille de calcul.
*Dans la cellule A1, entrez le signe = .

Ceci est pour commencer la formule. Il faut maintenant sélectionner les cellules nécessaires dans la formule. Pour les besoins de l'exercice, il s'agit des cellules A1 des deux premières feuilles de calcul du classeur.

*Cliquez sur l'onglet de la première feuille de calcul.
*De la première feuille de calcul, cliquez sur la cellule A1.
*Appuyez sur la touche + .

*Cliquez sur l'onglet de la seconde feuille de calcul.
*De cette feuille de calcul, cliquez sur la cellule A1.
*Appuyez sur la touche Entrée.
OU
*Dans la cellule A1 de la troisième feuille de calcul, entrez la formule suivante: =Feuil1!A1+Feuil2!A1 .

La formule est terminée. Le résultat devrait être 300. En fait, pour accéder à n'importe quelle cellule du classeur, il faut premièrement écrire le nom de la feuille de calcul, suivi du point d'exclamation et l'adresse de la cellule. Ex.: =Feuil1!A1 . Il y a une autre manière d'arriver au même résultat.

*De la troisième feuille de calcul, placez le pointeur sur la cellule A2.
*Dans la cellule A2, entrez le début de la formule =somme(
*Cliquez sur l'onglet de la première feuille de calcul.
*Cliquez sur la cellule A1.
*En gardant un doigt sur la touche MAJ (Shift), cliquez sur l'onglet de la seconde feuille de calcul.
*Pour terminer la formule, fermez la parenthèse ) et appuyez sur la touche Entrée.
OU
*Entrez la formule suivante: =SOMME(Feuil1:Feuil2!A1) .

*Pour vérifier si la formule fonctionne, changez la valeur de la cellule A1 de la première feuille de calcul de 100 à 300.

Le nouveau résultat de la cellule A1 et A2 de la troisième feuille de calcul devrait être 500.

Toutes les fonctions peuvent aussi être réalisées "en profondeur". C'est-à-dire en utilisant le contenu de cellules d'autres feuilles de calcul du classeur.

Chiffres d'autres classeurs

Imaginez les possibilités si vous pouviez aussi utiliser des chiffres provenant d'autres classeurs! C'est possible. L'exercice qui suit vous démontre comment le réaliser.

*Ouvrez un nouveau classeur.
*Entrez le chiffre 100 dans la cellule A1.
*Enregistrez le classeur sous le nom test1.xls .
*Ne fermez pas le classeur.

Le contenu du premier classeur est complété. Le second classeur va venir chercher ce chiffre dans quelques instants. Il est plus facile d'accomplir ceci lorsque les classeurs sont ouverts. Excel peut ouvrir jusqu'à 99 classeurs en même temps. Pour passer d'un classeur à un autre, il suffit d'aller au menu Fenêtre et de choisir le classeur requis.

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Nouveau.
*Sélectionnez l'option Classeur.
*Appuyez sur le bouton OK.
OU
*De la barre d'outils standard, appuyez sur le bouton Nouveau.
*Placez le pointeur dans la cellule A1.
*Appuyez sur la touche = .

*Du menu Fenêtre, sélectionnez le classeur Test1.
OU
*Pour ceux utilisant Excel 2000, de la barre des tâches, cliquez sur le classeur Test1.

Cliquez sur la cellule dont vous avez besoin.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la cellule A1.
*Appuyez sur la touche Entrée.
OU
*Appuyez sur le bouton bouton entrerde la barre formule.

La formule devrait être =[test1.xls]Feuil1!$A$1 . Cela veut dire qu'il y a le nom du classeur entre crochets, suivi du nom de la feuille de calcul et du point d'exclamation et de l'adresse de la cellule.

*Enregistrez le classeur sous le nom Test2.xls.
*Fermez les classeurs Test1.xls et test2.xls .
*Ouvrez encore une fois le classeur Test2.xls .

À chaque fois que vous ouvrirez ce classeur, il va vous demander de vérifier et de mettre à jour les références des autres classeurs. Pour cet exemple, il s'agit du contenu du classeur Test1.xls . Pour mettre à jour, le classeur, il faut appuyer sur le bouton Oui. Sinon, le classeur va conserver les données qu'il a de la dernière mise à jour.

Il faut aussi faire très attention. Si vous supprimez, déplacez ou renommez le classeur de référence, Excel ne pourra pas le retrouver.

Si vous avez déplacé ou renommé le classeur, il faudra que vous indiquiez à Excel l'emplacement et le nouveau nom du classeur. Il suffira ensuite d'appuyer sur le bouton OK pour mettre à jour le classeur.

Vous retrouverez plus d'informations sur certaines fonctions d'Excel sur la page des fonctions plus loin sur ce site.

Éditer le contenu d'une cellule

Au lieu d'avoir à réécrire le contenu d'une cellule, vous pouvez y changer le contenu pour corriger des erreurs de frappes ou de formulation. Il existe trois manières pour modifier le contenu d'une cellule.

Il faut premièrement placer le curseur sur la cellule à modifier. Ensuite,

*Appuyez sur la touche F2
OU

*Double-cliquez sur la cellule à modifier
OU
*Cliquez dans la barre formule pour modifier le contenu.

Nommer une cellule

Les formules utilisent l'adresse des cellules pour trouver les valeurs nécessaires pour accomplir les calculs requis. Excel vous permet aussi de donner un nom aux cellules. Vous pouvez toujours utiliser l'adresse des cellules pour vos formules. Mais il devient plus facile d'écrire une formule lorsque celle-ci est =revenu_brut - charges_brut . Il devient aussi plus facile de se déplacer aux cellules qui vous intéressent sur la feuille de calcul.

La prochaine partie consiste à vous montrer comment donner un nom à une cellule. Vous pourrez ensuite accélérer les choses en donnant un nom à plusieurs cellules en même temps. Pour terminer, vous apprendrez comment vous déplacer rapidement d'une cellule nommée à une autre.

*Placez le pointeur dans la cellule A1.
*Du menu Insertion, sélectionnez les options Nom et Définir.

Cette fenêtre vous permet de nommer les cellules ainsi que de retirer le nom aux cellules que vous avez déjà nommées. C'est dans la case supérieure que vous donnez le nom à une cellule. Le nom de la cellule devrait correspondre à l'adresse de la cellule qui se retrouve au bas de la fenêtre. C'est dans la case du milieu que vous retrouverez le nom des cellules que vous avez déjà nommées. Puisqu'il s'agit de la première fois, cette case est présentement vide.

*Entrez dans la case supérieure le nom Revenus.
*Assurez-vous que l'adresse de la cellule de la case du bas est bien la cellule A1.
*Appuyez sur le bouton OK.

Il est aussi possible de retirer le nom à une cellule.

*Placez le pointeur sur la cellule A1 ou Revenus.
*Du menu Insertion, sélectionnez les options Nom et Définir.

L'indicateur de position dans le coin supérieur gauche indique maintenant le nom de la cellule au lieu de son adresse.

*Sélectionnez de la liste le nom Revenus.
*Appuyez sur le bouton Supprimer.
*Appuyez sur le bouton OK.

Le nom Revenus est retiré de la liste de cellules nommées. L'indicateur de position va indiquer la position A1 au lieu du nom Revenus.

Excel vous permet aussi de nommer plusieurs cellules en même temps.

*Entrez le texte et les chiffres suivants dans les cellules appropriées.
*Faites un bloc des cellules A1 à B3.
*Du menu Insertion, sélectionnez les options Nom et Créer.

*Assurez-vous que l'option Colonne de gauche est cochée.
*Appuyez sur le bouton OK.

Excel peut aussi vous aider à vous déplacer rapidement d'une cellule nommée à une autre.

En plus d'afficher le nom des cellules, l'indicateur de position peut maintenant vous aider à vous rendre aux cellules nommées. La liste de toutes les cellules nommées se retrouve sous le bouton du triangle pointant vers le bas. Il suffit de choisir parmi la liste pour que le pointeur se rende immédiatement à cette cellule.

*Appuyez sur la touche F5.
OU
*Appuyez sur les touches Ctrl et T.

Une autre façon de voir les cellules nommées et de se déplacer est d'utiliser l'option Atteindre en utilisant les touches F5 ou Ctrl et T. La liste des noms apparaît dans la case du milieu. Il suffit de choisir et d'appuyer sur le bouton OK ou la touche Entrée.

*Sélectionnez la cellule de votre choix.
*Appuyez sur le bouton OK.

Les feuilles de calcul

C'est sur les feuilles de calcul qu'on dépose le texte, les chiffres, les formules et d'autres éléments de notre modèle. Il est possible que vous vouliez distribuer votre modèle sur plusieurs feuilles de calcul. Chaque feuille à un nom que l'on retrouve au bas de l'écran. Par défaut, elles sont appelées Feuil1, Feuil2 etc. La partie qui suit va vous démontrer comment ajouter des feuilles de calcul, les renommer, les déplacer et même recopier une feuille de calcul au complet.

Ajouter une feuille de calcul

Même en plaçant vos chiffres sur les feuilles de calcul qui sont affichées, il est très possible que vous ayez besoin de plus de feuilles de calcul.

*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Feuille.
OU
*Placez le pointeur sur l'onglet d'une des feuilles de calcul.
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel qui apparaît, sélectionnez l'option Insérer.

Effacer une feuille de calcul

Après avoir fait des calculs ou pour des besoins esthétiques, il est toujours possible de retirer une feuille de calcul du classeur.

*Placez le pointeur sur la feuille de calcul que vous voulez retirer.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Supprimer une feuille.
*Confirmez la suppression en appuyant sur le bouton OK.

Renommer une feuille de calcul

Il est beaucoup plus pratique pour vous aider à retrouver de l'information d'avoir des noms de feuilles de calcul tel que " Budget " ou " Prévisions " au lieu de Feuil1. Il y a différentes façons de renommer une feuille de calcul.

*Du menu Format, sélectionnez les options Feuille et Renommer.
OU
*Faites un double-clic sur l'onglet de la feuille de calcul.
OU
*Placez le pointeur par-dessus l'onglet de la feuille de calcul.
*Appuyez sur le bouton droit de la souris
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Renommer.

Déplacer une feuille de calcul

Excel vous offre aussi la possibilité de déplacer rapidement une feuille de calcul dans votre chiffrier. Vous pouvez les déplacer entre d'autres feuilles.

*Placez le pointeur par-dessus l'onglet de la feuille de calcul à déplacer.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez l'onglet vers la gauche ou la droite selon vos besoins.

Une petite flèche noire va vous indiquer le point d'insertion si vous relâchez le bouton de la souris à ce moment.

Copier une feuille de calcul

Excel vous permet aussi de recopier tout le contenu d'une feuille de travail avec une variation de la dernière technique.

*Placez le pointeur par-dessus l'onglet de la feuille de calcul à recopier.
*En gardant un doigt sur la touche Ctrl et sur le bouton gauche de la souris, déplacez la nouvelle feuille de calcul à l'endroit désiré.

Pour copier le contenu sans créer une nouvelle feuille de calcul

Cliquez sur la case grise du coin supérieur gauche de la feuille de calcul; entre la case " A " et la case " 1 ".

*Du menu Edition, sélectionnez l'option Copier.
*Placez le pointeur sur la feuille de travail sur laquelle vous voulez recopier les données.
*Placez le pointeur sur la cellule où vous voulez commencer l'insertion des données.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Coller.

Fractionner l'écran

L'option de séparer l'écran en plusieurs fenêtres est pratique lorsque vous voulez comparer des données qui sont éloignées l'une de l'autre. Par exemple, vous voulez comparer les chiffres de ce mois avec ceux de l'année passée ou les prévisions de l'année prochaine. Cependant, il y a douze mois de données entre les deux. Le prochain exercice consiste à vous montrer comment mettre deux cellules l'une à côté de l'autre en fractionnant l'écran.

*Ouvrez un nouveau classeur ou placez le pointeur sur une nouvelle feuille de calcul.
*Placez le pointeur sur la cellule D6.
*Du menu Fenêtre, sélectionnez l'option Fractionner.

La feuille de calcul est maintenant séparée en quatre parties. Il est aussi possible de séparer l'écran seulement verticalement ou horizontalement. Juste au-dessus de la barre de défilement vertical et à la droite de la barre de défilement horizontal se retrouvent les barres de fractionnement. Vous pouvez les placer à n'importe quel endroit sur la feuille de calcul. Vous pouvez aussi changer l'emplacement en tout temps ou même les retirer. Il suffit de placer le pointeur sur la barre de fractionnement et de la "tirer" à son nouvel emplacement.

*Appuyez sur la touche F6.

La touche F6 sert à se déplacer d'une zone à l'autre. Si vous appuyez plusieurs fois sur cette touche, vous remarquerez que le pointeur bouge dans le sens d'une horloge. Les touches MAJ et F6 "tournent" le curseur à contresens. Les zones se déplacent de façon synchronisée selon que vous vous déplacez horizontalement ou verticalement.

Pour retirer les barres de fractionnement

*Du menu Fenêtre, sélectionnez l'option Supprimer le fractionnement.
OU
*Placez le pointeur sur la barre de fractionnement.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la barre vers l'une des bordures du classeur.
OU
*Faites un double-clic sur la barre de fractionnement à retirer.

Figer les volets

Sur une feuille de calcul, il est important d'avoir des titres pour décrire les chiffres. Aussi important de voir ces titres à tout moment. Après tout, les chiffres servent à décrire quelque chose. Les concepteurs d'Excel, ainsi que des autres chiffriers disponibles sur le marché, ont reconnu ce fait. L'option de figer les volets permet de toujours avoir certaines informations visibles à l'écran.

Tableau de données

*Écrivez le texte dans les cellules appropriées.

*Placez le pointeur dans la cellule B2.
*Du menu Fenêtre, sélectionnez l'option Figer les volets.
*Appuyez plusieurs fois sur la touche PgDn (PageDown).

Bien que vous vous soyez déplacé sur la feuille de calcul, le texte que vous avez écrit au dessus et à la gauche de l'endroit que vous avez figé est toujours visible.



 

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