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Excel

Excel: Liste de données

Note:
Suivez ce lien pour avoir des explications pour trier et filtrer avec Excel 2007.



Introduction
Trier les données
Les filtres

La grille
Les fonctions de base de données
La validation

Introduction

Même si Excel est un chiffrier, il vous offre plusieurs outils pour gérer une petite base de données. La terminologie d'Excel est une liste de données. Vous pouvez entrer et modifier et retirer des données. Le logiciel offre aussi des options pour retrouver rapidement l'information que vous désirez. Il y a aussi des fonctions pour analyser la masse de données que vous avez accumulées. Cette page Web va vous donner une introduction aux listes de données et comment utiliser les opérations mentionnées ci-dessus.

Les données, les champs et les enregistrements.

Voici quelques termes avec lesquels vous devez vous familiariser. Ces mêmes termes sont aussi utilisés dans la section de la base de données Access.

Données:

Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses.

Champ:

Les informations de mêmes types sont conservées dans un même champ. Ex.: Nom, Prénom, Taille, Salaire, Quantité ... Avec Excel, les données d'un même champ sont conservées dans une même colonne. Les noms des champs sont toujours à la première ligne d'une liste de données.

Enregistre-ment:

Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un événement. Avec, Excel, chaque ligne de la liste de données est un enregistrement. Donc, une liste de données peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou des événements.

Vous pouvez retranscrire les données ci-dessous dans une feuille de calcul. Vous pouvez aussi vous rendre à la page Web sur les Fichiers de démonstrations et prendre le document demodb.xls.

Excel
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201 fonctions pour les pressés











Feuille de calcul avec les donn&#exceldonnees233;es

Voici une liste de données d'employés d'une entreprise. Comme pour l'image précédente, la première ligne d'une liste de données contient toujours le nom des champs. Chaque ligne suivante contient un enregistrement qui décrit une personne, une chose ou un événement selon les champs que vous avez choisis. Une liste de données ne doit jamais avoir de lignes vides. C'est-à-dire que tous les enregistrements doivent se suivre sans interruption.

Trier les données

Excel vous permet de trier rapidement le contenu d'une liste de données pour vous aider à retrouver rapidement ce que vous recherchez, de mettre de l'ordre et d'organiser les données.

Vous pouvez utiliser les boutons Boutons Trier en ordre croissant et décroissantsur la barre d'outils pour trier une colonne en ordre croissant ou décroissant. Tous les enregistrements de la liste de données vont se déplacer selon l'ordre que vous avez choisi. Il faut cependant faire attention de ne pas faire un bloc et ensuite de trier. Sinon, seulement les données et non les enregistrements seront triées. Cela aura pour effet de mélanger les données. Pas recommandé.

Excel vous offre une autre façon plus élaborée de trier la liste de données. Le prochain exercice consiste à trier les enregistrements selon le nom de famille et le prénom.

*Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Trier.

Excel: Fenêtre trier

Vous pouvez trier jusqu'à trois champs en même temps en ordre croissant ou décroissant.

*Pour le premier tri, sélectionnez le champ Nom.
*Conservez l'ordre croissant.
*Pour le second tri, sélectionnez le champ Prénom.
*Conservez l'ordre croissant.

Le tri de la première case va avoir la priorité sur le second tri. Cela veut dire qu'Excel va premièrement trier sur le nom de famille. Pour les enregistrements ayant le même nom, Excel va ensuite trier ces enregistrements selon leurs prénoms.

*Appuyez sur le bouton Options.

Excel: Fenêtre Options de tri

Ceci est juste pour vous démontrer que vous pouvez trier selon l'ordre normal ou selon une liste que vous avez préparée à l'avance.

*Appuyez sur le bouton Annuler.

*Pour accomplir le triage, appuyez sur le bouton OK.

La liste de données est maintenant triée selon les critères choisis. Vous pouvez accomplir un triage jusqu'à trois champs en même temps.

Les filtres

Il peut être frustrant d'essayer de retrouver des informations sur une longue liste de données. Le filtre automatique est une option pour vous aider à retrouver rapidement l'information désirée.

Le filtre automatique

*Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Filtre automatique.

Filtres automatiques sur chacun des champs

À la première ligne de la liste de données, il y a maintenant des boîtes de sélection ayant le nom des champs. En cliquant sur le bouton à la droite du nom du champ, vous pouvez limiter ce qui est affiché à la liste à ce dont vous avez besoin.

Bouton de sélection pour le champ Nom: choix Bibeau

*De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez Bibeau.

Filtre affiche seulement les enregistrements dont le nom est Bibeau.

Comme vous pouvez le constater, il y a deux enregistrements, ou personnes dans ce cas, qui répondent à la demande. Il est toujours possible de combiner des filtres pour limiter encore plus les résultats.

*De la boîte de sélection du champ Titre, sélectionnez l'option Administrateur.

Affiche seulement les enregistrements dont le titre est Administrateur.

*Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Afficher tout.
OU
*Des boîtes de sélection des champs Nom et Titre, sélectionnez l'option (Tous).

Vous pouvez accomplir un peu plus à partir du filtre automatique. Vous pouvez filtrer un champ sur deux conditions.

*Placez le pointeur n'importe où sur la colonne du champ Nom.

Excel: Filtre personalisé

*De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez l'option Personnalisé.

Excel: Fenêtre Filtre automatique personalisé

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous offrant de placer jusqu'à deux conditions. De plus, vous pouvez choisir parmi plusieurs conditions celle qui répond mieux à vos besoins.

*Pour la première case, sélectionnez la condition égal.
*Pour la seconde case, sélectionnez le nom Bibeau.

*Entre les deux conditions, sélectionnez l'option Ou.

*Pour la troisième case, sélectionnez la condition égal.
*Pour la quatrième case, sélectionnez le nom Dupuis.

*Pour filtrer selon ces conditions, appuyez sur le bouton OK.

Excel: résultat du filtre automatique personalisé

Le filtre automatique vous permet de réaliser des recherches intéressantes. Mais le filtre élaboré vous offre encore plus de possibilités et de flexibilités.

*Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Afficher tout.
OU
*De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez l'option (Tous).

Le filtre élaboré

Excel vous permet aussi d'accomplir des recherches plus complexes. Vous pouvez choisir les champs de votre choix pour les critères et entrer des valeurs. Vous pouvez aussi utiliser les conditions ET et OU sous la forme d'un grillage.

Avant d'utiliser un filtre élaboré, vous avez besoin d'au moins deux choses: une liste de données et une zone de critère.

Excel: Données pour un filtre élaboré

*Ajoutez les informations suivantes dans les cellules appropriées.

La première ligne de la zone de critères doit contenir le nom des champs dont vous avez besoin pour les critères. Pour cet exercice, il s'agit des champs Titre et Catégorie. Faites attention à l'orthographe! Si le nom n'est pas identique au nom du champ de la liste de données, Excel ne vous affichera pas le résultat que vous voulez.

Les lignes suivantes incluent les critères. Par défaut, Excel présume le signe =. Pour l'exemple, Titre = Administrateur. Vous pouvez aussi utiliser d'autres manières d'évaluer tel que >, <, <=, >=, <>. Pour appliquer les conditions ET et OU, vous devez utiliser le grillage d'Excel. Les critères qui sont sur la même ligne utilisent le critère ET. Dans l'exemple, la troisième ligne de la zone de critère équivaut à Titre = Ouvrier ET Catégorie = 4. Les critères qui sont sur des lignes différentes utilisent la condition OU. Cela permet d'avoir le résultat de plusieurs conditions en même temps. Pour cet exercice, tous les critères équivalent à Titre = Administrateur OU Titre = Ouvrier ET Catégorie = 4.

*Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données.

Sinon, Excel ne voudra pas accomplir le filtre.

*Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Filtre élaboré.

Excel: Fenêtre filtre élaboré. Détermination des plages de données A1:G16, zone de critères I1:J3, destination I6:K6

Le filtre élaboré vous permet deux actions: filtrer la liste ou copier les données à un autre emplacement. Pour la prochaine étape, laissez l'action à filtrer. L'exercice suivant consistera à utiliser l'action copiée. Normalement, Excel devrait avoir correctement choisi la bonne plage de cellules pour la liste de données. Mais, il faut toujours vérifier. Il ne faut pas de contenu dans les cellules autour de la liste de données. Il faut aussi s'assurer qu'Excel a correctement choisi la bonne zone de critères. Sinon, ...

*Cliquez dans la case de zone de critères.
*Faites un bloc avec les cellules nécessaires pour la zone de critères. Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez les cellules I1 à J3.
*Appuyez sur la touche Entrée.

Il ne faut pas prendre plus de cellules qu'il faut pour la zone de critères. Sinon, le résultat ne sera pas ce que vous attendez.

*Puisqu'il n'y a pas d'autres actions à accomplir, appuyez sur le bouton OK.

Un filtre élaboré vous donne plus d'options qu'un filtre automatique.

*Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Afficher tout.

Le filtre élaboré offre aussi une autre option intéressante. Au lieu de masquer les enregistrements qui ne répondent pas aux critères, le filtre peut recopier les "bons" enregistrements à un autre endroit sur la feuille de calcul. Le prochain exercice consiste à utiliser le filtre élaboré avec l'option de copier les enregistrements.

*Ajoutez les informations suivantes dans les cellules appropriées.

La première ligne de la destination du filtre élaboré doit contenir le nom des champs, correctement orthographié, dont vous voulez voir le résultat. Les cellules en dessous de celles-ci doivent être libres. C'est dans celles-ci que les enregistrements qui répondent aux critères seront recopiés.

*Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Filtre élaboré.

*De la liste des actions possibles, sélectionnez Copier vers un autre emplacement.

La plage de la liste de données et de la zone de critères devrait être correcte. Mais il faut toujours vérifier. Il reste à déterminer la destination.

*Placez le pointeur dans la case Destination.
*Sélectionnez les cellules ayant les noms des champs dont vous voulez voir le résultat. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez les cellules I6 à K6.
*Appuyez sur la touche Entrée.
*Activez l'option Extraction sans doublon.

Cette dernière option évite de voir plusieurs fois un même enregistrement si celui-ci répond à plusieurs critères que vous avez inscrits.

*Appuyez sur le bouton OK.

Note:
Agrandissez la colonne des salaires si vous voyez le symbole #.

Excel recopie les enregistrements à l'endroit que vous avez demandé.

La grille

Au lieu d'entrer, de modifier et de retirer les données directement dans les cellules d'une feuille de calcul, Excel vous permet de gérer vos listes de données en utilisant une grille. La prochaine partie consiste à vous démontrer le fonctionnement de cette grille.

*Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Grille.

Note :
L'option s'appelle Formulaire à paritr d'Excel XP (2002) au lieu de Grille.

Excel: Fenêtre de formulaire de données

Excel vous offre maintenant la possibilité de modifier les données de chacun des enregistrements à partir de ce petit formulaire. Voici une courte description des boutons.

Nouvelle Ajouter un enregistrement à la liste de données. Cet enregistrement sera placé à la fin de la liste.
Supprimer Supprimer un enregistrement de la liste de données. Excel va demander une confirmation avant de procéder.
Rétablir Permets de rétablir les valeurs d'un enregistrement avant des modifications que vous avez apportées. Dois être utilisé avant de changer d'enregistrement.
Précédente Passer à l'enregistrement précédent.
Suivante Passer à l'enregistrement suivant.
Critères Permets d'établir des critères de recherche et afficher seulement les enregistrements requis.
Fermer Fermer la grille pour revenir à la feuille de calcul.

Les prochains exercices consistent à mettre en pratique cette grille.

*Appuyez sur le bouton Suivante.

Le prochain enregistrement apparaît dans les cases de la gauche de la fenêtre. Vous pouvez changer leurs contenus à votre choix. Cependant, vous ne pouvez pas changer le contenu du champ Catégorie puisqu'il s'agit d'une formule.

*En utilisant les boutons Précédente et Suivante, déplacez-vous à travers les enregistrements pour changer le salaire de Josée Dupuis de 22 500 $ à 24 500 $.

C'est avec regret que nous apprenons que M. Paul Cardinal quitte l'entreprise. M. Réjean Sauvageau a été engagé pour le remplacer. Voici les informations pertinentes à ajouter à la liste de données.

NAS: 211211001
NOM: Sauvageau
PRENOM: Réjean
SEXE: M
TITRE: Ouvrier
SALAIRE: 22 000 $

*Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Grille.

Afin d'accélérer la recherche, l'option des critères sera utilisée pour chercher plus rapidement l'enregistrement recherché.

*Appuyez sur le bouton Critères.

Excel: Recherche à partir de la fenêtre formulaire

*Entrez le texte: Cardinal dans la case NOM:
*Appuyez sur le bouton Suivante.

L'enregistrement de Paul Cardinal va apparaître sur la grille. Il faut maintenant le retirer de la liste de données.

*Appuyez sur le bouton Supprimer.

Excel vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement.

*Appuyez sur le bouton OK.

Il faut maintenant ajouter le nouvel employé.

*Appuyez sur le bouton Nouvelle.

*Entrez les données dans les cellules appropriées.
*Appuyez sur la touche Entrée.
*Appuyez sur le bouton Fermer.

M. Cardinal n'est plus dans la liste et M. Sauvageau a été ajouté à la fin de la liste de données. Comme vous le constatez, il est plus facile de gérer les données en utilisant la grille qu'en cherchant sur la feuille de calcul.

Les fonctions de base de données

Une fois que vous avez compris les listes de données et les zones de critères, vous pouvez ensuite accomplir des analyses avec les fonctions disponibles d'Excel. Il y en a 13 en tout. Voici une courte description de quelques-unes de ces fonctions.

=BDSOMME(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à additionner;étendue de la zone de critères) Affiche le total d'un certain champ numérique selon les critères demandés.
=BDMOYENNE(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver la moyenne;étendue de la zone de critères) Affiche la moyenne d'un certain champ numérique selon les critères demandés.
=BDMAX(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver la plus grande valeur;étendue de la zone de critères) Affiche la plus grande valeur d'un certain champ numérique selon les critères demandés.
=BDMIN(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver la plus petite valeur;étendue de la zone de critères) Affiche la plus petite valeur d'un certain champ numérique selon les critères demandés.
=BDNB(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver le nombre;étendue de la zone de critères) Affiche le nombre d'enregistrements numériques qui répondent aux critères demandés.
=BDNBVAL(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver le nombre;étendue de la zone de critères) Affiche le nombre d'enregistrements ayant un contenu autre que des chiffres qui répondent aux critères demandés.
=BDECARTYPE(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver l'écart type;étendue de la zone de critères) Affiche l'écart type d'enregistrements numériques qui répondent aux critères demandés.
=BDVAR(étendue de la liste de données;numéro de la colonne à trouver la variance;étendue de la zone de critères) Affiche la variance d'enregistrements numériques qui répondent aux critères demandés.

Le prochain exercice consiste à vous démontrer comment utiliser ces fonctions avec =BDSomme(). Il s'agit de savoir quelle est la masse salariale totale des administrateurs et des ouvriers de catégorie 4. La liste de données, de A1 à G16, et la zone de critères, de I1 à J3, ont déjà été établies dans les exercices précédents.

Pour utiliser la fonction =BDSomme(), et la plupart des autres, vous avez besoins de trois données ou paramètres: l'étendue de la liste de données, le nom du champ à additionner et l'étendue de la zone de critères. Voici comment l'écrire en utilisant l'assistant des fonctions.

*Placez le pointeur sur la cellule I4.
*De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Bouton Insérer une formule.
OU
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Fonction.

Liste des fonctions de la catégorie Base de données.

La première colonne décrit les catégories de fonctions couvertes par Excel. La seconde colonne contient la liste des fonctions que vous pouvez utiliser.

*De la liste des catégories de fonctions, sélectionnez l'option Base de données.
*De la liste des fonctions, sélectionnez BDSOMME.
*Appuyez sur le bouton OK.

Une nouvelle fenêtre apparaît vous demandant les trois paramètres mentionnés auparavant. Au bas de celle-ci, il y a une description des éléments que vous devez entrer dans chacune des cases. La première case est pour la liste de données.

*Cliquez dans la case Base de données.
OU
*Appuyez sur le bouton à la droite de la case Base de données.

*Sélectionnez l'étendu de A1 jusqu'à G16.
*Appuyez sur la touche Entrée ou le bouton selon le cas.

Le pointeur retourne à la fenêtre de description de la fonction =BDSomme().

Base de données: A1:g16, Champ: F1

*Cliquez sur la case Champ.

Remarquez que la description au bas de la fenêtre donne maintenant de l'information pour la seconde case. Vous pouvez aussi appuyer sur le bouton pour aller chercher l'information requise.

*Cliquez sur la cellule F1.
*Appuyez sur la touche Entrée.

Pour le nom du champ, vous pouvez entrer le nom du champ entre guillemets ( "salaire" ) ou entrer le numéro de la colonne. Puisque le champ salaire est la sixième colonne de la liste de données, vous pouvez aussi entrer le chiffre 6.

Base de données: A1:g16, Champ: F1, Critères I1:J3

Toutes les informations requises sont entrées. Vous avez même le résultat au bas de la fenêtre.

*Appuyez sur le bouton OK.

Le résultat est de 185 000 $. Si vous regardez le contenu de la barre de formule, vous verrez que la formule ressemble à =BDSOMME(A1:G16;F1;I1:J3). Elle fonctionnerait tout aussi bien sous cette forme =BDSOMME(A1:G16;6;I1:J3) ou =BDSOMME(A1:G16;"salaire";I1:J3). Il y a plusieurs façons de décrire le champ à additionner. Essayez maintenant avec les autres fonctions de la catégorie.

Analyse sur des regroupements

Les fonctions d'analyses peuvent vous sortir des données intéressantes. Cependant, cela peut prendre du temps si vous voulez la même information pour plusieurs regroupements de données. Par exemple, il vous faut plusieurs fonctions pour connaître la masse salariale par catégorie d'employés. Excel vous offre la possibilité d'afficher rapidement des sous totaux de plusieurs fonctions ( somme, moyenne ... ) par regroupement.

Avant même de commencer des analyses, il faut premièrement trier les enregistrements sur le champ dont vous voulez voir les sous totaux. Pour les besoins de l'exercice, il faut trier sur le champ Catégorie.

*Placez le pointeur sur l'un des enregistrements sous le champ Catégorie.
*En utilisant les boutonsBoutons Trier en ordre croissant/décroissant, trier en ordre croissant le champ Catégorie.

Voici ce que devrait ressembler la liste de données si vous avez complété toutes les opérations de cette page Web. Il est maintenant le temps de voir le total des salaires par catégorie.

*Placez le pointeur sur une cellule de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Sous Totaux.

Excel: Fenêtre sous-total

*De la première case, sélectionnez le champ Catégorie.
*Pour la deuxième case, sélectionnez que vous voulez la fonction Somme.
*De la troisième case, sélectionnez que vous voulez la somme du champ Salaire.

La fenêtre des sous totaux vous offre aussi la possibilité de remplacer les sous totaux d'analyses précédentes. Vous pouvez aussi accumuler ces analyses pour avoir plus d'informations. Par exemple, vous pouvez avoir la somme et la moyenne en même temps sur la feuille de calcul. Il faut faire attention à la fonction NBVal qui est censée donner le nombre d'enregistrements par regroupement. Cependant, elle ne semble pas vouloir fonctionner correctement avec d'autres fonctions.

Vous pouvez aussi demander d'avoir un saut de page après chaque regroupement. Ceci est intéressant si vous songez à imprimer les résultats. Vous pouvez aussi avoir à la fin de la liste de données une synthèse des fonctions que vous avez demandée.

*Appuyez sur le bouton OK.

Liste de données avec les sous-toaux d'affichés

Les options à la gauche de la feuille de calcul vous permettent de masquer ( - ) et de réafficher ( + ) les catégories. Vous pouvez ensuite vous concentrer les éléments que vous jugez importants. Les boutons 1, 2 et 3 permettent de masquer et d'afficher la synthèse, les sous totaux et les enregistrements. Appuyez sur ces boutons pour voir leurs effets.

Pour revenir à la présentation initiale:

*Placez le pointeur sur une cellule de la liste de données.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Sous Totaux.
*Appuyez sur le bouton Supprimer tout.

La liste réapparaît sans les sommes des catégories. Vous pouvez maintenant pousser vos analyses un peu plus loin grâce à la liste de données et ses options.

La validation

La validation est très pratique lorsque vous préparez un modèle pour d'autres utilisateurs moins expérimentés. Vous pouvez placer des bornes pour l'entrée de données afin de réduire les erreurs. La validation fournit aussi un message pour guider les utilisateurs au moment de l'entrée de données. La prochaine partie consiste en un petit exercice pour démontrer comment cette option peut être pratique. L'exercice consiste à limiter l'entrée de données à des entiers entre les valeurs 0 et 25.

Création de la validation

*Sélectionnez la troisième feuille de calcul en cliquant sur l'onglet Feuil3.
OU
*Appuyez sur les touches Ctrl et PgDn (Page Down) deux fois.

*Placez le pointeur dans la cellule A1.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Validation.

Autoriser: Nombre entier, données: comprise entre, minimum 0, maximum 25

Les options pour une validation sont séparées en trois onglets. L'onglet Option détermine les bornes et les conditions qui doivent être respectées. L'onglet Message de saisie affiche est pour donner de l'information supplémentaire à l'utilisateur sur les valeurs qui devraient se retrouver dans la cellule validée. Malgré cela, l'utilisateur peut toujours entrer un chiffre qui n'est pas permis. L'onglet Alerte d'erreur sert donc à rappeler l'utilisateur quelles sont les valeurs permises.

*Sélectionnez les options et entrez les chiffres dans les cases appropriées.
*Sélectionnez l'onglet Message de saisie.

Excel: fenêtre validation des données, onglet Message de saisie

*Entrez le texte "Nombre d'employés" dans la case Titre.
*Entrez le texte suivant dans la case Message de saisie: "Vous pouvez engager jusqu'à 25 employés dans cette unité".
*Sélectionnez l'onglet Alerte d'erreur.

Excel: fenêtre validation des données, onglet Alerte d'erreur

*Entrez dans la case Titre le texte suivant: "Nombre incorrect".
*Entrez le texte suivant dans la case Message d'erreur: "Le chiffre que vous avez entré n'est pas entre 0 et 25 ou n'est pas un entier".
*Appuyez sur le bouton OK.

Le message apparaît à côté de la cellule.

*Placez le pointeur dans la cellule A1.

Les options pour la validation ont été choisies. Il faut maintenant l'essayer. Le texte qui a été écrit dans la case message de saisie va apparaître à côté donnant une indication à l'utilisateur.

*Entrez le chiffre 45 dans la cellule A1.

Message d'erreur puisque le chiffre la limite placé par la validation.

Ce chiffre est à l'extérieur des bornes permises par la validation. Le message d'erreur va donc apparaître et demander à l'utilisateur s'il veut entrer une autre valeur ou annuler l'entrée d'information. Il faut aussi être capable de retirer la validation lorsqu'elle devient inutile.

*Placez le pointeur dans la cellule ayant la validation.
*Du menu Données, sélectionnez l'option Validation.
*Appuyez sur le bouton Effacer tout.

Liste déroulante

Il est parfois plus intéressant pour les utilisateurs de choisir parmi une liste de choix prédéterminés. Il est possible de créer une liste déroulante avec les valeurs de votre choix en utilisant la validation. Cependant, il faut premièrement entrer les valeurs dans les cellules avant de pouvoir créer une liste déroulante.

A3:12, A4:24, A5:26, A6:52

*Entrez les chiffres dans les cellules appropriées.
*Placez le pointeur sur la cellule A1.

Il faut maintenant utiliser la validation pour créer une liste déroulante.

*Du menu Données, sélectionnez l'option Validation.
*Sélectionnez l'onglet Options.

Autoriser: Liste, Source:a3:a6

*De la case Autoriser, sélectionnez l'option Liste.
*Pour la case Source, sélectionnez les cellules A3 à A6.
*Appuyez sur le bouton OK.

La liste est prête. Il faut maintenant l'essayer.

*Placez le pointeur sur la cellule A1.
*Sélectionnez une valeur de la liste déroulante.

Vous pouvez changer la valeur en tout temps et utiliser le contenu de cette cellule dans des formules.

Copier la validation

Il est aussi possible de copier la validation que vous venez de créer sur plusieurs cellules. Il suffit de copier et d'utiliser l'option de collage spécial pour l'appliquer à l'endroit de votre choix. Voici les étapes à suivre pour recopier une validation.

*Placez le pointeur dans la cellule ayant la validation.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Copier.
OU
*Appuyez sur le bouton Copier.
OU
*Appuyez sur les touches Ctrl et C.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Copier.

*Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous voulez recopier la validation.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Collage spécial.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Collage spécial.

Choisir option Validation

*De la liste, sélectionnez l'option Validation.
*Appuyez sur le bouton OK.

La validation est maintenant recopiée à plusieurs cellules. Vous pouvez ensuite apporter des modifications à celles-ci si cela est nécessaire.

 

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